Den Norske Opera & Ballett

Måtte en endring til

Da Den Norske Opera og Ballett brukte post it-lapper og e-post for å håndtere IT-saker, var det misnøye blant de ansatte. Så byttet de system. 

– Da jeg startet for to år siden, løp vi rundt som hodeløse høns og brukte mye tid på oppgaver vi egentlig ikke skulle gjøre, sier Anja Jackson.

Hun er leder for digitalisering og innkjøp i Den Norske Opera og Ballett. Til tross for ca. 650 ansatte og 127 leverandører på IT-siden, ble IT-saker lenge håndtert via e-post og post-it lapper.

Som Norges største institusjon innen musikk- og scenekunst opplevde operaen at det var utfordrende å ikke ha et godt nok system.

– Brukerne som til stadighet sendte mailer og aldri fikk svar, dukket etterhvert opp på kontoret vårt, forteller Jackson.

– Og jeg forstår godt at de ansatte ble frustrerte – de fikk jo ikke hjelp. Når du har et større antall brukere på huset som kommer marsjerende i løpet av en måned, blir det ikke særlig hyggelig å være på jobb. Det ble til slutt litt ubehagelig.

Byttet IT-system - fikk en ny hverdag

I dag er e-postene og post-it-lappene byttet ut med TOPdesk. En Service Management-løsning som hjelper serviceavdelinger med effektivisering og forbedring av tjenesteleveransen.

En av funksjonene i den nye løsningen, er en selvbetjeningsportal. Her kan de ansatte i operaen logge seg inn for å få oversikt over tjenestene som er tilgjengelige. Via portalen kan de enkelt melde inn saker, få hjelp via kunnskapsartikler og bestille mobil, PC og annet utstyr.

IT-avdelingen får på sin side oversikt over alle henvendelser som har kommet inn, på ett og samme sted. Da kan de kategorisere alle sakene som kommer inn og tildele saken til riktig kollega.

Etter å ha implementert TOPdesk har IT-teamet fått en ny arbeidshverdag, og har hatt enorm verdi for Den Norske Opera & Ballett, forteller Jackson.

Det Jackson liker godt med denne løsningen er at det er enkelt å ta i bruk nye moduler, samt at de er velintegrerte.

– Det er ikke gitt at alle systemer har moduler som snakker såpass bra sammen.

I tillegg har du mulighet til å integrere andre nødvendige verktøy, som for eksempel Teams – en viktig kommunikasjonskanal hos operaen.

Ser ofte at bedrifter sliter med prioritering

Systemkonsulent i TOPdesk, Maya Keilen, opplever at mange bedrifter har god nytte av systemet.

– Vi ser ofte at bedrifter mister oversikt og at det er vanskelig å prioritere ulike henvendelser. En IT-avdeling slipper mye manuelt arbeid ved at sluttbrukeren logger inn og registrerer saker selv. Selv om mange bedrifter har et system for denne type kommunikasjon, effektiviserer TOPdesk disse prosessene på en god måte.

I dag får alle ansatte opplæring slik at de kan følge retningslinjene til operaen. Og akkurat det er Anja Jackson spesielt glad for. Nå kan teamet hennes jobbe med det de skal: De langsiktige prosjektene, utviklingen og rådgivningen.

Har dere noen tips til andre virksomheter som er i samme situasjon?

– Vi har alltid en gruppe som synes at alt var bedre før, akkurat som hos andre virksomheter. Mitt tips er å få med deg dem som er mest kritiske og gjøre dem til gode endringsambassadører. Da er det mye enklere å innføre en endring innad i bedriften, forteller Jackson.

– Ta dere god tid, kartlegg behovene og finn en løsning som dere kan vokse med. Som vi liker å si: Tenk stort – start smått, forteller Keilen.

Ønsker du å vite mer om hvordan TOPdesk kan hjelpe deg og din virksomet? Book en prat med oss her!