6 ting som kan effektivisere IT-arbeidet i kommunen

Effektiv IT-drift er essensielt for at kommunale tjenester skal fungere optimalt. Fra å håndtere et stort antall henvendelser til å sikre at kunnskap deles og brukes effektivt, finnes det mange utfordringer som IT-avdelingen står overfor. I dette blogginnlegget ønsker vi å dele seks praktiske tips som kan hjelpe med å effektivisere IT-arbeidet i kommunen.

La oss dykke inn i hvordan et verktøy som TOPdesk kan være til stor hjelp!

1. Hold styr på alle henvendelser.

Er det en ting kommuner får så er det mange henvendelser, både fra innbyggere og fra kolleger. Det kan være utfordrende å holde styr over alle henvendelsene som kommer inn til servicedesken. I TOPdesk kan man sette opp e-postimport, lage skjemaer for publikum, som blir til saker man kan behandle fra ett og samme system! Får du en telefon fra en bruker? Da kan du lett registrere saken rett i miljøet. Med fiffige funksjoner som ferdigutfylte maler/standardløsninger, kunnskapsbase, støttefiler, vil du ikke la en sak falle mellom to stoler og forbli uregistrert.

2. Hjelp til selvhjelp.

Apropos registrere saker, så kan sluttbrukerne gjøre det selv via vår selvbetjeningsportal-modul. Når man begynner å fylle ut skjemaet, så vil TOPdesk kunne gi deg forslag til relevante kunnskapsartikler basert på nøkkelord som brukes. Og da har man kanskje funnet ut av problemet selv og fått svaret før man rekker å lage en sak. Da har man spart både bruker og saksbehandler for tid!

3. Samle kunnskap på et sted.

Kunnskapsbasen er ikke bare til hjelp for brukerne, men det er til hjelp for kolleger også. Behandlingstiden blir kortere hvis man allerede har et svar i en kunnskapsartikkel. Erfarne kolleger som deler sin kunnskap i form av kunnskapsartikler lærer opp nyere kolleger som kan finne svarene selv.

4. Sikkerhet.

Vi er opptatt av sikkerhet og personvern i TOPdesk og jobber stadig med å å forbedre sikkerheten rundt våre hostingtjenester, programvaren og interne prosesser. Du skal være i trygge hender når du velger oss.

5. Train the trainer.

Vi er glad i train the trainer-tilnærmingen, hvor man forbereder dem som får opplæring til å kunne gi andre opplæring. Konsulentene våre instruerer dere til å lære opp andre kolleger. Dere vil motta klasseromsopplæring og selvstudiemateriell som gir dere tillit til å bruke og administrere TOPdesk på egen hånd.

6. Lokal forankring.

Trenger du hjelp i å bruke TOPdesk selv? Vi har lokalt kontor på Lysaker med blant annet dyktige konsulenter og supportere som er klar for å hjelpe deg med små og store utfordringer!