4 nye TOPdesk-funksjoner som forbedrer Asset Management-prosessen

Som en IT-leder ønsker du å ha oversikt over alle ressursene dine. TOPdesk sin Asset Management-modul hjelper deg med akkurat dette, spesielt de nye funksjonene som gir deg enklere oversikter og fjerner gjentagende oppgaver. La oss ta en titt!

1) Få en tydelig oversikt over ressursene dine med Asset Management Dashboard

Det er en flunkende ny funksjon som kommer til Asset Management snart: Asset Management Dashboard.

Med den innebygde funksjonen kan du holde et godt øye med alle ressursene dine. Dashboardet gir deg en oversikt over hvor mange ressurser du har registrert og hvilke utfordringer du må løse. Her er eksempler på ressursinformasjon du kan sjekke i dashboardet og utfordringene det retter fokus mot:

• Ressurser som ikke er tildelt en person, lokasjon eller lageret ditt (hvor er alle disse ressursene?)
• Ressurser tildelt en person og lageret ditt på samme tid (har noen gjort en administrativ feil?)
• Ressurser som er koblet til arkiverte personer (mangler det noen ressurser?)

Så hvordan kan dashboardet hjelpe deg? Forestill deg at du starter dagen med en kopp kaffe, åpner Asset Management og løser noen avvik raskt før du starter på gjøremålslisten din. Bare velg Dashboard-flisen, sjekk tallene og velg det du må følge opp. Der har du en ny daglig rutine!

2) Fjern gjentagende oppgaver ved å filtrere og masseredigere ressursene dine

I juni vil filtreringsmulighetene i Asset Management bli enda bedre. Den nye filteroversikten har et intuitivt design som hjelper deg med å se hvilke filtre du har satt. Du kan også fjerne gjentagende oppgaver fra gjøremålslisten din. For eksempel:

• Tidligere måtte du lage en separat ressursliste for hvert filtreringsvalg som er koblet til et feltfilter. Nå kan du lage en liste for det feltet ved å velge ulike filtreringsvalg på samme tid.
• Har du en lang liste med valg for et spesifikt filter? Du kan enkelt ekskludere det ene filtreringsvalget som du ikke ønsker å se.
• Hvis du ønsker en tydelig oversikt over hvilken som helst informasjon om ressursene som mangler og må bli fylt ut, kan du generere en liste med alle ressursene som har tomme felt.

Disse filtreringsvalgene får virkelig skinne når du kombinerer dem med masseredigering. Hvorfor spør du? Fordi masseredigering fjerner enda flere av de gjentagende oppgavene. For å illustrere kan du gå til ressursoversikt og filtrere på arkiverte personer med ressurser som fortsatt er tildelt dem. Når du har laget den listen, kan du fjerne alle ressursene fra alles navn på en gang ved hjelp av masseredigeringen. Praktisk, ikke sant?

3) Rediger malene og feltene dine på samme sted med Maldesigner

Den oppdaterte Maldesigneren har et mål: å gi deg verktøyene for å endre ressursmalene og feltene dine i en og samme oversikt.

Det er fortsatt et pågående arbeid, men de første oppdateringene hjelper deg med å ha bedre kontroll på malene og feltene dine. Når du har felttyper med identiske navn, ser du nå hvilke felt som er koblet til hvilke maler. Du ser også felt-ID-navnene, noe som er en fordel når du setter opp automatiske handlinger.

Nå som du kan se disse tingene blir du enda mer sikker når du endrer og sletter felt. Du har flere endringer i vente!

4) Fjern gjentagende oppgaver ved å filtrere og masseredigere ressursene dine

Hvis du gjennomfører en ISO- eller finansiell revisjon må du gi en oversikt over ressursene dine. Mange bedrifter lager denne oversikten manuelt. Men hvorfor gjøre det vanskeligere for deg selv?

1. Du kan skanne strekkodene og QR-kodene til ressursene dine med en skanner.
2. Basert på skanningene blir en CSV-fil opprettet.
3. Du importerer CSV-filen inn i TOPdesk som lager en oversikt over ressursene dine.
4. Etter du har sjekket oversikten klikker du på en knapp slik at de registrerte ressursene justerer seg etter hvordan det er i virkeligheten.

I praksis krever denne prosessen noe manuelt arbeid. Du må ofte korrigere informasjonen i CSV-filen og implementere endringene, noe som gjør sannsynligheten for feiltagelser større. Heldigvis vil dette snart høre til fortiden!

Med Asset Audit Mobile kan du åpne TOPdesk og koble til mobilkameraet ditt. Deretter kan du skanne strekkodene og QR-kodene til ressursene dine med mobilen din. Du kan umiddelbart korrigere ting når de dukker opp. Da er det ikke behov for CSV-filer lenger!

Se Asset Mangement webinarene våre:

"Hva er nytt i Asset Management" & "Rapportering i Asset Management".