Elis

Hvordan Elis bruker TOPdesk i sin daglige globale virksomhet

Elis er det eneste utleie- og vaskefirmaet i Storbritannia som kan tilby kundene et bredt spekter av sikkerhets- og hygieneløsninger. Selskapet har vært en pioner innen sirkulær økonomi i mer enn 75 år. Elis har en variert kundebase som inkluderer helseinstitusjoner, hoteller, industri, apotek og butikker. I tillegg tilbyr de en rekke vaske- og hygieneløsninger, inkludert utleie av verneutstyr og arbeidsklær, klesvask, gulvpleie og vaskeromstjenester.

De bruker TOPdesk på tvers av flere avdelinger i sin daglige globale virksomhet for å hjelpe dem med å yte en fantastisk service til sine 400 000 kunder.

 

Enterprise Service Management

Da de så etter en Enterprise Service Management (ESM)-løsning, hadde de flere krav. I tillegg til å ha solid saks- og kategoriseringsfunksjonalitet og god rapportering som et fokus, trengte de også en plattform som kunne fungere for flere avdelinger i 28 land, med fleksibiliteten til å ha flere språk samtidig.

Elis var ute etter en Shared Services-tilnærming som ville tillate et økt kvalitetsnivå og besparelser på tvers av organisasjonen. Det første steget krevde et delt verktøy som ville tillate dem å dele prosesser og forbedre samarbeidet på tvers av organisasjonen.

Etter å ha foretatt en analyse av tre ESM-løsninger, ble TOPdesk valgt som Elis’ foretrukne partner.

En trinnvis implementering

IT-teknisk prosjektleder Georgie Hewson fikk i oppgave å sette i gang prosessen.

Første prioritet var å få på plass det britiske IT-teamet, med mål om å implementere TOPdesk raskt og riktig. Herfra jobbet Georgies team med å onboarde Irland, da de hadde flere nettsteder og avdelinger uten et sentralisert system, og jobbet i flere regneark.

Storbritannia og Irland så en stor fordel ved å effektivisere prosessene sine med en gang, noe som førte til at Polen ble de neste som ble onboardet.

Herfra ble Georgie en ekte TOPdesk-superbruker, og viste produktet til flere avdelinger på tvers av forskjellige land og demonstrerte hvordan de kunne dra nytte av det.

Dette førte til at forsyningskjedeteamet deres ble onboardet, noe som resulterte i at de gikk bort fra en delt innboks. Nye prosesser ble opprettet i TOPdesk for leverandørrelasjoner og det ble satt i gang ekstra opplæring for forsyningskjedeteamet.

Historiene om de positive implementeringene ble spredt til andre land, som da kom til Georgie og ba om å bli lagt til prosjektplanen.

Nesten 100 % av implementeringene har vært remote, med unntak av en tur Georgie tok til Elis Nederland hvor hun også fikk besøkt TOPdesk sitt hovedkontor. Georgie og teamet hennes har hatt møter remote med teamlederen for de aktuelle avdelingene, slik at de får satt opp skjemaer og Active Directory før hver onboarding. De har prioritert avdelinger og land basert på både deres umiddelbare og langsiktige behov og onboarder nå fem eller seks avdelinger til enhver tid.

Utfordringer innen onboarding involverer vanligvis avdelinger som ikke har faste prosesser, da de er forskjellige fra land til land. For eksempel HR. Dette gjør onboardingprosessen mer kompleks enn noen av avdelingene som har mer faste prosesser.

Måling av suksess

Elis har allerede sett stor suksess med TOPdesk. De var i stand til å implementere TOPdesk med de første IT-teamene i Storbritannia og Irland raskt – innen to måneder for hvert land. Samarbeidet mellom teamene blir sett som en suksess, ettersom Georgie har sett talspersoner for TOPdesk i organisasjonen som promoterer plattformen til andre avdelinger.

De har nå bedre oversikt over hva alle gjør, noe som gir mulighet for rapportering om saksvarighet og hvor det kan være flaskehalser, pluss godkjenningsflyt betyr at mye papirarbeid har blitt eliminert.

De neste stegene

19 filialer av 28 bruker TOPdesk så langt med den hensikt å ha alle IT-team og forsyningskjedeteam implementert og deretter økonomi, kommersiell support, fasiliteter, drift, salg og HR-team der det er mulig.