Hörmann

Hörmann (UK) Ltd. sin reise til å profesjonalisere deres administrasjonstjenester for fasiliteter

Hörmann, en av Europas ledende leverandører av garasjeporter, inngangsdører og operatører, henvendte seg til TOPdesk i 2018 for å profesjonalisere sine FM-tjenester.

Vi snakket med Eliot Buckby Facilities & Maintenance Manager for å forstå hvordan organisasjonen gikk frem for å implementere TOPdesk som et CAFM-verktøy (CAFM) og hvilken effekt det hadde på virksomheten deres.

Fra kaos til CAFM

Kaotisk arbeidsmengde. Stadig oppstående problemer. Usammenhengende kommunikasjon. Når det er for mange ting som skjer på en gang og ingen CAFM-verktøy er på plass, blir anleggsstyring en stadig vanskeligere oppgave.

Dette er noe Hörmann (UK) anerkjente og viste seg å være den viktigste drivkraften i deres etterspørsel etter en CAFM-løsning. De søkte på markedet, og TOPdesk virket som en perfekt match. Et verktøy som vi kan tilpasse til deres behov og brukes til innkjøp for alle de ansatte.

“Før vi implementerte TOPdesk, kunne arbeidsbelastningen være ganske overveldende. Vi trengte noe som sikret sporbarhet og ansvarlighet for alle”, sier Eliot.

Innen en uke etter å ha sett en TOPdesk-demonstrasjon, tok Hörmann beslutningen om å kjøpe verktøyet og begynne sin reise for å forbedre prosesser og prosedyrer.

Vanskelighetene ved FM

Driftsstyring har hjulpet teknikere med å administrere tid, planlegge og prioritere oppgaver. Muligheten til å rapportere om hvert av disse aspektene har vært uvurderlig når man analyserer prestasjonene til hver operatør i prestasjonsvurderinger.

Selvbetjeningsportalen (SSP) gir personalet arbeidsflyter og skjemaer, og tilbyr informasjon og hjelp. Gjennom portalen kan personalet følge saken og spore fremdriften.

“Hvis en medarbeider ringer teamet, sender vi dem rett til TOPdesk SSP – noe som betyr ingen TOPdesk, ingen sak! Dette har fremmet brukere til å ta en titt på SSP før de ringer inn og ofte finner svaret selv. Dette har vært en stor hjelp til å øke produktiviteten vår.”

FM er ikke en skrivebordsjobb. Eliot og teamet hans bruker TOPdesk mobile for å spore og løse problemer mens de er på farten. Dette understreker viktigheten av å utstyre personalet med tilpassede skjemaer.

Gaffeltrucker og avfall: kutte ut mellommannen

Hörmann har satt opp flere prosesser for å kutte ut mellommannen når det gjelder samarbeid med leverandører. Noen eksempler på dette er reparasjoner av gaffeltrucker, direkte bestilling av ekstra tjenester og avfallshåndtering.

”I stedet for å kontakte leverandører selv, opprettet vi et skjema for ansatte som sender forespørsler direkte til leverandøren. Våre tjenesteleverandører blir automatisk informert når vi trenger deres tjenester, og et generert svar blir sendt til alle interessenter.”

“Vi har satt opp flere flyter for to forskjellige leverandører når vi rapporterer skade på gaffeltrucker. Ressursstyring betyr at systemet kan identifisere og varsle leverandøren nøyaktig om hvilken maskin som trenger reparasjon. Prosessen er så smidig at en ingeniør ofte ankommer samme dag – noe som gjør det enklere for alle. Dette gjør det også mulig å loggføre utenom timer, uten behov for telefonsamtaler. ”

“Disse skjemaene gjør at vi kan styre tiden mye bedre, og gir personalet tillit til å rapportere problemer, vel vitende om at de vil bli løst i tide og med full åpenhet gjennom hele prosessen.”

Forvandling med TOPdesk

Siden TOPdesk er Hörmanns første CAFM-verktøy, var konsulenttjenester avgjørende for å gjøre dem i stand til å perfeksjonere sine prosesser: “I utgangspunktet virket prosjektet skremmende, men trinnvis implementering gjorde det håndterbart. Uten TOPdesks involvering hadde vi ikke klart å gjøre samme fremgang.”

Etter å ha finpusset det grunnleggende, har teamet nå tillit til å forbedre miljøet og se det større bildet. For eksempel å forbedre viktige ytelsesindikatorer og forbedre kunnskapen om planbord og dashbord.

“Vi ønsker å integrere TOPdesk i hele virksomheten og at det skal bli den viktigste informasjonsguruen for alle Hörmann-ansatte.”