Reinier de Graaf sykehus

Tusenvis av medisinske instrumenter i optimal tilstand

Et team på ti personer kjøper, vedlikeholder og reparerer nesten 11 000 medisinske instrumenter. Det er litt av en oppgave! Hvordan håndterer de dette på Reinier de Graaf sykehus, samtidig som de holder kundene fornøyde? Anna Arnout-Mank, leder for medisinsk instrumenteringsteam, forklarer.

Annas team administrerer de mest varierte instrumentene for diagnose, behandling, overvåking og forebygging. “En super-avansert kirurgisk robot må fortsette å fungere bra, men det samme gjelder også et enkelt sett med vekter. Vi forvalter rundt 200 ulike typer utstyr, og hver type krever eget vedlikehold”, sier hun. Det medisinske instrumenteringsteamets arbeid starter med kjøp av en enhet og fortsetter til slutten av livssyklusen. Så det innebærer mye ressursstyring. “Tenk på kontraktshåndtering, driftsledelse og håndteringsfeil. Men vi gjør også endringer i instrumenter og holder visse deler på lager”.

Det som må gjøres blir klart umiddelbart

Hele ledelsen har fått støtte av TOPdesk i 1,5 år. En stor forandring, som Anna er veldig fornøyd med. Hun forklarer: “I vårt gamle system var enhetene utgangspunktet. Nå jobber vi prosessbasert. Alle instrumentene er delt inn i tre hovedkategorier, med underkategorier nedenfor. Hver hovedkategori har sin egen behandlingsgruppe i teamet vårt.” Det gir en umiddelbar oversikt. Anna forklarer: “I stedet for en liste over enheter, får du umiddelbart en oversikt over oppgavene som er åpne per gruppe på startskjermen. Så alle vet nøyaktig hva som må gjøres og kan enkelt overta hverandres arbeid. Det er ikke lenger knyttet til enkeltpersoner, slik det pleide å være.” All relevant informasjon per enhet er også tilgjengelig via ressurskart. Du kan også hente oppgaver derfra.

Send inn feilrapporter på en enkel måte

Som teamleder har Anna nå mer innsikt i hva som skjer. “På slutten av dagen kan jeg for eksempel se hvilke servicevarsler vi har håndtert og hvor vi er i rødt. Som et resultat kan vi følge nøye med på gjennomløpstidene, som er mye bedre nå.” En selvbetjeningsportal gjør det også enklere for brukere av utstyret å sende inn feilrapporter. Anna: “De blir automatisk varslet om fremdriften og kan også følge prosessen selv. Dessverre, på grunn av koronakrisen, kunne vi ikke undersøke det, men vi hører tilbake fra organisasjonen at kundetilfredsheten har økt.”

Implementeringen av endringer er nå også tettere rettet og raskere. “Godkjenningsprosessen som inngår i den er helt digital. Hvis det er nødvendig med en endring i et instrument, trenger ikke en avdelingsleder lenger å signere og skanne papirdokumenter.”

Tilbake til det grunnleggende

Da Anna satte opp prosessene i TOPdesk, gikk hun tilbake til det grunnleggende. “Vi har sett veldig nøye på prosessene våre. Hva slags administrasjon angår det? Hva må vi forholde oss til i henhold til Medical Technology Covenant? Og hvordan ønsker vi å jobbe i fremtiden? Jeg vil anbefale denne tilnærmingen til andre sykehus som ønsker å bytte. Et annet tips er å rydde opp i databasen. Hvilke data trenger du egentlig? Det tar tid, men til slutt får du en bedre løsning. TOPdesk-konsulentene har hjulpet til med dette.”

Hun anbefaler TOPdesk på det sterkeste: “Spesielt hvis andre avdelinger også bruker det, som IKT og P&O. Alt er sammenkoblet i dag. Og det er fint for brukerne å gjøre forskjellige ting gjennom samme løsning. Programvaren fungerer også veldig intuitivt, synes jeg. Selvfølgelig tar det litt å bli vant til, men sånn er det alltid når man endrer på noe!”