Hva er IT-ressursstyring?

Det er fire hovedfordeler ved å ha en IT-ressursstyringsprosess på plass: du unngår sanksjoner, øker effektiviteten og reduserer kostnadene, forbedrer sikkerheten og forbedrer smidigheten i organisasjonen. La oss se nærmere på hver fordel:

• Unngå sanksjoner. ITAM-programvare hjelper deg med å holde oversikt over juridiske, kontraktsmessige og forskriftsmessige forpliktelser. Dette kan spesielt være nyttig hvis du står overfor regelmessige revisjoner. Hvis du for eksempel registrerer alle programvarelisensene dine, er det ikke sannsynlig at du bruker dem for mye. ITSM gjør også revisjonene dine mer kostnadseffektive. Si at firmaet ditt står overfor to revisjoner i året. Og det tar to ansatte omtrent en måned på fulltid hver å svare. Da snakker vi om personalkostnader på godt over $ 8000,00 alene – med en gjennomsnittlig årslønn på $ 50 000,00 pr. år. Å ha en moden ITAM-prosess på plass vil spare dine ansatte tid, og føre til en alvorlig nedgang i revisjonsregningen.
• Øk effektiviteten og reduser kostnadene. Vet du hvilken maskinvare og programvare de ansatte bruker? Eller enda viktigere: ikke bruker? ITAM hjelper deg med å forstå hvordan og hvor programvaren brukes. Og hvilken teknologi som ikke brukes. Hvis du fjerner ressurser du ikke bruker, og lagerførte overskudd, forhindrer du unødvendige kjøp. Dette sparer ikke bare kostnader ved vedlikehold, support og energibruk, men reduserer også karbonavtrykket ditt.
• Forbedre sikkerheten. Vet du at IT-sikkerhetsteamet herder, overlapper, overvåker og reviderer alle ressurser? Alle overflødige IT-ressurser du kan ta av listen din er ett mindre program å ta vare på, noe som øker sikkerheten din. Men fordelen er todelt. Takket være ITAM-programvaren, og forståelse av hvem som bruker hva, får du også kunnskapen om hvem som har tilgang til sensitive data. Videre kan du mer logisk begrense brukertillatelsen.
• Forbedre agilitet. Hvordan foretar du IT-kjøpene dine? På magefølelsen? Eller basert på kunnskap? Med ITAM er kunnskap makt. Du kan spore hvordan organisasjonen bruker ressurser over tid. Dette gir deg dataene til å ta beslutninger om operasjonell behov så vel som strategisk forretningsmessig fornuft.

Vil du oppleve hvordan verktøy for ressursstyring fungerer i praksis? Se videoen om ressursstyring fra TOPdesk.

I ITIL-rammeverket er ressursstyring en del av livssyklusfasen for tjenesteovergangen. Dette er et av de fem livssyklusstadiene i ITIL-rammeverket. Tjenesteoverganger hjelper organisasjonen med å planlegge og administrere tilstandsendring for en tjeneste i livssyklusen. Vil du vite mer om ITIL-rammeverket? Les mer om hva ITIL er.

IT-ressursstyring fokuserer på alle aspekter av maskinvare-, programvare- og programvarelisenser. Dette inkluderer administrasjon av programvarelisenser, administrasjon av maskinvare- og programvarelivssykluser og at du sparer penger ved å standardisere IT-ressursene dine.

SACM, eller Service Asset and Configuration Management, er bredere og hjelper deg med å kontrollere alle serviceressurser som kreves for å levere tjenester på riktig måte. Hva er serviceressurser? I utgangspunktet blir hvert eneste aspekt av en tjeneste betraktet som en serviceressurs. Så dette kan være infrastruktur, applikasjoner og data, men også mennesker, organisasjon og ledelse.

Kort sagt, SACM gjør det samme som ITAM gjør. Men for alle tjenesteressurser og ikke bare maskinvare og programvare. En ITAM-database vil for eksempel fortelle deg at du eier en bestemt skriver. SACM lar deg identifisere hvilke personer som er koblet til skriveren.

En CMDB- eller Configuration Management-database er en del av både konfigurasjon og IT-ressursstyring. Det er i utgangspunktet det sentrale stedet for å administrere alle konfigurasjonselementene dine som IT-ressurser. Tenk på applikasjonsservere, tastaturer og skrivere.

I CMDB registreres relevant informasjon om disse elementene, for eksempel type, merke, eier, versjon, i tillegg til relasjon og avhengigheter til andre elementer. I utgangspunktet er CMDB knutepunktet der alle ITIL-prosessene dine henter informasjonen sin fra, enten det er incident management, problemstyring og selvfølgelig ressursstyring.

Den største forskjellen, hvis du til og med kan kalle det det, er at ressursstyring er et bredere konsept enn CMDB. Mens CMDB lagrer konfigurasjonsposter, bruker ressursstyring CMDB til å kontrollere ressurser: ting som har økonomisk verdi for en organisasjon. Det innebærer å spore informasjon gjennom hele livssyklusen til IT-ressursen, med fokus på ting som garanti, kontrakter, inventar og verdi.

Ressursstyring har vært en viktig del av TOPdesk i flere tiår. Basert på våre mange års erfaring har vi kommet med beste praksis for IT-ressursstyring som gjør implementering av ITAM til en lek. Her er fem av de viktigste:

• Ikke loggfør alt. Hvis vi begynner med ITAM, vil du kanskje registrere all maskinvare og programvare på en gang. Ikke gi etter for denne trangen. Spør deg selv i stedet for hvert element hvorfor du bør registrere det, og om det er viktig nok.
• Registrer de riktige aspektene. Vil du registrere skrivere eller bærbare datamaskiner? Bestem selv hvilke aspekter du må dokumentere for prosessene dine. Tommelfingerregelen? Hold deg til et minimum, og ikke legg til ekstra ting du aldri vil bruke, men må oppdatere likevel.
• Hold ressursene dine oppdatert. Registrering av eiendeler er bare en liten del av ressursstyring. For hver ressurs du registrerer, trenger du en prosess for å lage, endre og fjerne den. Hvis du ikke kan forplikte deg til dette for en del av ITAM, må du ikke gjøre det.
• Ikke glem rettigheter og roller. Det er mer ved å vedlikeholde en perfekt database enn prosessene dine. Hvem har tilgang til dine ressurser? Kan de gjøre endringer? Logges disse endringene? Sørg for at du vet slike ting, slik at du ikke får noen overraskelser.
• Overvåk alt du gjør. Gikk du med på å registrere en bestemt maskinvare eller programvare? Forsikre deg om at prosesslederen din kan bevise for prosesseieren at det faktisk har skjedd. Få på plass de riktige KPI-ene og rapportene for å bakke deg opp.