Automação de fluxos de trabalho: como o TOPdesk facilita a vida das equipes de TI

Segundo o estudo da TI Inside, cerca de 84% dos profissionais concordam que a automação de fluxos de trabalho aumentaria a produtividade e os deixaria mais felizes. Neste texto, vamos explicar o que é esse processo e como ele pode fazer a diferença nas operações de tecnologia da sua empresa. Além disso, falaremos um pouco sobre a solução da TOPdesk e como ela pode deixar o seu setor mais ágil e simplificado.

O que é automação de fluxos de trabalho e como ela transforma as operações de TI?

A automação de fluxos de trabalho é como ter um "assistente digital" responsável pelas tarefas mais repetitivas do dia, permitindo que as equipes de TI possam se dedicar ao que realmente importa.

Ou seja, em vez de gastar tempo com processos manuais e burocráticos, como abertura de tickets, encaminhamento de solicitações ou acompanhamento de prazos dos SLAs (Acordos de Nível de Serviço), a automatização é quem fará tudo isso.

Esse investimento traz um ganho enorme para a eficiência das operações de TI — afinal, imagine quanto tempo o seu time ganhará por não ter mais que preencher formulários ou checar manualmente o status de cada incidente?

Por medo da automação, esses processos são agilizados, minimizando erros e garantindo que nada saia do controle. Caso algum problema venha surgir, o fluxo automatizado consegue priorizar os incidentes, direcionando a resposta certa e acompanhando o andamento para garantir que o SLA seja cumprido.

Além de economizar tempo e reduzir falhas, a automatização transforma como a equipe de suporte atua, permitindo que eles respondam a ocorrências de maneira mais rápida e organizada.

Leia também > Modernizar o TI: torne seu departamento de TI pronto para o futuro

Como o TOPdesk facilita a automação de fluxos de trabalho sem complicação?

Ao pensar na automação de fluxos de trabalho, você pode acreditar que é necessário ter um time de especialistas só para dar um primeiro passo, mas isso não é necessário com o TOPdesk.

Diferentemente de soluções, que podem ser extremamente complexas e exigirem semanas (ou até meses) para serem configuradas, o TOPdesk deixa tudo mais simplificado. Por meio de uma interface intuitiva e fácil de usar, ele permite que você crie e gerencie fluxos de trabalho automatizados sem a necessidade de ser um expert em TI.

Além disso, enquanto plataformas mais robustas exigem longos treinamentos e programação para ajustes, o TOPdesk se baseia em um conceito de arrastar e soltar. Ou seja: em poucos cliques você já consegue configurar automações para processos rotineiros, como abertura de tickets, aprovações e escalonamento de incidentes.

A sua interface amigável facilita a visualização e o monitoramento de fluxos, permitindo que as equipes identifiquem rapidamente gargalos e realizem ajustes em procedimentos com facilidade.

O TOPdesk mantém tudo sob controle, sendo a solução ideal para quem quer otimizar suas operações sem complicação e garantir um melhor desempenho com menos dores de cabeça.

Quais são os principais benefícios da automação de fluxos de trabalho com o TOPdesk?

Mas, afinal, quais os benefícios a sua empresa pode ganhar ao investir no TOPdesk? Veja a seguir algumas vantagens da nossa ferramenta.

Menor tempo de resposta aos incidentes

Por meio da automação com o TOPdesk você não precisará se preocupar com o encaminhamento e resolução de incidentes, pois a plataforma garantirá que cada situação chegue ao técnico certo sem atrasos.

Redução de tarefas repetitivas

O TOPdesk elimina as atividades manuais repetitivas, como a criação de tickets ou envio de notificações. Dessa forma, a equipe ganha mais tempo para focar em tarefas estratégicas e deixa o trabalho mecânico para o sistema.

Integração com outras ferramentas

A ferramenta consegue se conectar facilmente com e-mail, chat e outros sistemas que a empresa já utiliza, o que simplificará ainda mais o fluxo de trabalho. Por exemplo: um e-mail de solicitação pode ser convertido automaticamente em um ticket, o que agiliza o processo e evita retrabalho.

Leia também > Conheça 7 integrações TOPdesk

Aumento de produtividade e redução de custos

Com menos tarefas manuais e mais automações, a equipe de TI tem mais autonomia e fica mais produtiva, entregando mais resultados em menos tempo. Isso também ocasiona a redução de custos operacionais, já que menos recursos serão necessários para manter os processos em dia.

Quais são os erros mais comuns ao implementar a automação e como evitá-los?

Automatizar fluxos de trabalho, seja com o TOPdesk ou com outras ferramentas, é uma boa decisão. Entretanto, é importante ter conhecimento sobre alguns erros e evitar cometê-los para que a implementação seja feita da melhor maneira possível.

Automação excessiva de processos inadequados

Tome cuidado para não usar a automação em excesso: deixar processos muito complexos ou automatizar aqueles que necessitam de tomadas de decisão humanas pode complicar mais do que ajudar.

Por isso, avalie se o processo em questão realmente deve ser automatizado ou se vale mais a pena deixá-lo manual para manter a sua flexibilidade e controle.

Falta de monitoramento das automações

Outro erro comum é configurar a automação e esquecer dela. Só porque um fluxo está rodando, isso não significa que ele vai funcionar perfeitamente para sempre.

Sem monitoramento constante, pequenos problemas podem se transformar em grandes dores de cabeça, então acompanhe sua automatizações regularmente para garantir que tudo está seguindo como deveria.

Criação de fluxos de automação muito complexos

A ideia de investir na automatização é simplificar o trabalho, e não complicá-lo. Criar fluxos com muitas regras e exceções aumentará as chances de erros, então comece com automações simples e vá adicionando mais camadas só quando for necessário.

Agora você já sabe a importância e os benefícios de investir na automação de fluxos de trabalho e como o TOPdesk pode facilitar a vida da sua equipe de TI.

Se você quer simplificar a gestão de tecnologia da informação da sua empresa com uma interface fácil de usar e automações que eliminam tarefas repetitivas, teste gratuitamente o TOPdesk por 30 dias e veja a mudança em sua empresa na prática!