O que é gestão de contratos em TI e por que ela é importante?

Segundo um estudo feito pela Deloitte e Dosucign, a má gestão de contratos consome 18% do tempo das empresas brasileiras, custo que beira a dois trilhões de dólares anuais, em todo o mundo. Esse processo envolve acompanhamento e controle de acordos legais para garantir que todas as partes cumpram suas obrigações.

A gestão de contratos é fundamental para monitorar o cumprimento de SLAs (Acordos de Nível de Serviço), evitando riscos financeiros e legais para a empresa, ao mesmo tempo que garante transparência nas relações contratuais e na qualidade dos serviços prestados.

Continue a leitura para entender quais são os principais desafios da administração de contratos na área de TI e como automatizar esse processo com a ajuda do TOPdesk.

Vamos lá?

Quais são os principais desafios na gestão de contratos de TI?

A gestão de contratos de TI envolve diversos desafios que podem complicar o dia a dia das empresas. Entre eles, podemos citar:

Monitoramento de prazos

Garantir que todos os prazos sejam cumpridos, tanto de renovação quanto de entrega de serviços, é um grande desafio. Por isso, a falta de um sistema eficiente pode resultar em vencimentos não percebidos, o que afeta o desempenho e a conformidade.

Controle de SLA

Manter o controle sobre os SLAs é importante, mas pode ser um pouco complicado fazer isso sem ter uma visão clara dos indicadores. Além disso, o não cumprimento dos acordos pode afetar a qualidade do serviço prestado e a relação com fornecedores, gerando multas e outras consequências.

Documentação das garantias

Assegurar que todas as cláusulas, garantias e termos acordados estejam bem documentados é outro desafio a ser superado: a falta de uma boa organização documental pode levar a disputas e dificuldades para comprovar compromissos acordados, especialmente em contratos mais longos.

Como automatizar a gestão de contratos em TI?

Apesar dos desafios, existe uma solução que pode deixá-los muito mais fáceis de serem solucionados: a automação da gestão de contratos. Se você não sabe como fazer isso, não se preocupe, pois mostraremos como esse processo pode auxiliar a sua empresa a lidar melhor com esse processo.

Acompanhamento mais eficiente

A automação elimina a necessidade de monitoramento manual de prazos e SLAs. Isso acontece porque, com o uso de sistemas automatizados, é possível configurar alertas para vencimento de contratos, renovação de termos e cumprimento das datas de entrega.

Redução de carga operacional

Automação também libera a equipe para tarefas mais estratégicas, como análise e negociação de novos contratos, em vez de perder tempo preocupando-se com tarefas repetitivas, como registrar data de vencimento ou conferir SLAs.

Indicadores de SLA

E por falar nos indicadores SLAs, saiba que eles podem ser monitorados em tempo real por meio da automação: os sistemas podem coletar dados automaticamente sobre o desempenho dos fornecedores e serviços, gerando métricas claras e acessíveis.

Inclusive, esses indicadores ajudam a identificar rapidamente se os SLAs estão sendo atendidos ou se há problemas a serem resolvidos.

Como o TOPdesk facilita a gestão de contratos e SLAs?

Você sabia que o TOPdesk facilita a gestão de contratos de SLAs de TI por meio de uma série de funcionalidades práticas que garantem o controle total sobre seus acordos e prazos? Veja a seguir como conseguimos fazer isso por meio de algumas funcionalidades.

Acompanhamento e monitoramento de contratos

Com o TOPdesk você pode centralizar todas as informações relacionadas aos contratos em um único lugar. Isso permite que você visualize rapidamente os detalhes dos contratos com os clientes e fornecedores sem a necessidade de procurar documentos dispersos.

Gestão de SLAs

O sistema ajuda a monitorar de perto os SLAs, exibindo automaticamente informações sobre eles em tempo real, como os tempos de resposta e duração dos chamados. Além disso, nossa solução ainda permite que você defina diferenças de níveis de serviço para cada tipo de cliente e acompanhe os KPIs (indicadores chave de desempenho), assegurando que seu serviço está tendo as expectativas acordadas.

Alertas de prazo e renovação de contratos

O TOPdesk emite alertas automáticos para evitar a extensão indesejada de contratos e lembrar quando eles estão prestes a expirar. Isso é extremamente importante para evitar custos desnecessários e manter os contratos sob o controle, sem surpresas.

Monitoramento contínuo da qualidade do serviço

Por fim, nosso sistema acompanha o desempenho da sua equipe de TI em tempo real, garantindo que os serviços prestados estejam sempre dentro dos parâmetros acordados. Dessa forma, é possível assegurar a qualidade contínua dos serviços, conforme os níveis de prioridade e os tempos estabelecidos no SLA.

E então, conseguiu entender o que é gestão de contratos de TI, qual a sua importância e como o TOPdesk pode facilitar esse processo? Dessa forma, fica mais fácil mitigar riscos legais e financeiros, controlar os custos da empresa e garantir a satisfação dos seus clientes.

Se você quer aprender mais sobre como ter uma boa gestão de SLA, baixe gratuitamente nosso e-book em que mostramos as melhores práticas para o seu service desk!