Facility Management Solutions e sua importância na gestão empresarial

Segundo o ISO 41011:2017, Facility Management (FM) é uma “função organizacional que integra pessoas, lugares e processos no ambiente [...] com o objetivo de melhorar a qualidade da vida das pessoas e a produtividade do core business”. Facility Management Solutions, portanto, são a implementação dos FM nas organizações.

Ficou confuso? Calma que este artigo é exatamente para esclarecer este ecossistema de FM.

O que é Facility Management

Enquanto os departamentos de uma empresa possuem suas operações e gestores, Facility Management é a atividade integrada que possibilita a coexistência de todos esses setores. Em outras palavras: gerentes coordenam suas equipes; FM coordena os setores para o funcionamento das atividades da empresa.

Tome “infraestrutura” (e a gestão dela) como palavra principal do FM. Veja este exemplo: a performance do Comercial está aquém do esperado, então o gerente solicita uma reunião com o Produto e o Marketing para explorarem novas abordagens.

Comercial, Produto e Marketing são três departamentos, cada um com sua agenda. Então, em vez dos três líderes exporem suas agendas até encontrarem um horário, isso fica a cargo do Facility Management, que ainda precisa checar as salas disponíveis e conciliar os horários da Limpeza (o quarto departamento envolvido).

O líder da Limpeza, então, passa a saber que, naquele dia, a sala estará ocupada das 14h às 16h, por exemplo. Com essa informação, ele define o cronograma das equipes de limpeza de modo a não conflitar com o uso da sala.

A importância e os benefícios do Facility Management na gestão empresarial

O Facility Management na gestão empresarial toma para si a responsabilidade pelas frentes secundárias do negócio, permitindo ao empresário focar no core business da organização. Isso pode resultar em economias significativas por meio de diversas práticas, como:

• Manutenção preventiva: evita reparos de emergência, que são mais caros.
• Segurança: instalação de câmeras e sensores e implementação de procedimentos.
• Terceirização de serviços especializados: Reduz despesas com contratações e treinamentos.
• Eficiência energética: medidas como a instalação de sistemas de iluminação LED e uso de sensores de presença.
• Mobília: zelar pela aplicação de mobiliário adequado para otimizar espaço em todos os ambientes da empresa.

Essas práticas não apenas reduzem custos financeiros, mas operacionais, uma vez que o FM agiliza os processos da organização.

O que são Facility Management Solutions (FMS)

Facility Management Solutions são as ferramentas, os serviços e as estratégias que executam a gestão de facilities, ou seja, gerenciam e simplificam a infraestrutura da empresa.

Como o FM é intangível, não há como colocá-lo sob o guarda-chuva de um ou outro departamento — e restringir sua atuação conforme o ERP de um setor. O correto é posicioná-lo com total autonomia e interoperabilidade, e isso é obtido com os FMS.

Como a tecnologia está transformando o Facility Management Solutions

Se o FM é sobre gerenciamento de infraestrutura, a tecnologia pode ser vista como gerenciamento do próprio FM (através de FMS) e como impulsionadora de suas soluções.

Sistemas integrados de gestão de FM

Facility Management Solutions possuem seus próprios sistemas, por onde gerenciam e coordenam todas as operações de forma centralizada. Ao invés de tratar de diversas áreas (limpeza, manutenção, segurança etc.) de maneira separada, os sistemas integrados consolidam esses processos no software de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) ou no Computer-Aided Facility Management (CAFM).

IoT (Internet das Coisas) no FM

A IoT (Internet das Coisas) é um dos recursos mais proeminentes das Facility Management Solutions. É até difícil escolhermos seus maiores benefícios proporcionados. Mesmo assim, destacamos as principais contribuições da Internet das Coisas para o FM.

• Dados coletados diretamente do ecossistema digital (ativos e softwares) da empresa podem gerar insights para os tomadores de decisão.
• Sensores monitoram ocupação, temperatura, consumo energético e outros atributos dos ativos.
• Combinando com IA, a IoT reporta imediatamente situações fora do padrão comportamental dos dispositivos e sistemas.
• Algoritmos preveem falhas antes que ocorram.
• Rastreamento em tempo real de equipamentos.
• Dashboards com métricas em tempo real.
• Identificação de padrões e tendências.

Isso resulta em operações mais eficientes, redução de custos e melhor experiência dos usuários.

Automação de processos e o uso de Inteligência Artificial

Gerenciar instalações requer uma série de procedimentos que muitas vezes atrapalham o fluxo de trabalho dos profissionais envolvidos. Porém, a Inteligência Artificial está revolucionando a maneira de executar esses processos ao automatizá-los.

Sistemas de Inteligência Artificial podem ser empregados para acompanhar o rendimento de equipamentos e sistemas de edifícios, antecipar falhas antes de acontecerem, agendar manutenções preventivas e até mesmo executar reparos básicos de maneira independente.

Como implementar Facility Management Solutions

Cada organização possui seus processos, então não é possível te dar um passo a passo garantido. Porém, você pode tomar as questões a seguir como norte da implementação de FM.

Planejamento e análise de necessidades

Olhe para a infraestrutura da sua empresa e faça um diagnóstico. Quais são as necessidades específicas da organização? O que você está buscando melhorar nela? Em quais processos você está percebendo um gargalo?

Essa clareza é indispensável porque mostra os pontos carentes de melhorias que virão com a implementação do FM.

Escolha de soluções de FM adequadas à empresa

Conforme a clareza obtida através do diagnóstico que mencionamos acima, escolha o software de Facility Management capaz de proporcionar as melhorias necessárias. Seja para reserva de salas, planejamento da manutenção e da limpeza, controle de ativos, etc., o software deve melhorar o fluxo de trabalho. Isso é o que se almeja com Facility Management Solutions.

Treinamento e engajamento da equipe

Desenvolva uma documentação (como White Papers e/ou manuais) que sirva de pilar para os processos. Se o objetivo é melhorar o fluxo de trabalho e os trabalhos são ricos em processos, estes últimos precisam estar em acordo com o FM.

Além disso, também é importante manter um programa de suporte contínuo. Nenhuma mudança é simples. Implementar FM é ainda mais delicado porque afeta a cultura organizacional. Sem um suporte contínuo as Facility Management Solutions podem não apresentar resultados e gerar uma experiência desastrosa.

KPIs em Facility Management

FM é intangível. Não é visível no produto, nos estoques, etc.

O reconhecimento da importância do FM é pouco perceptível, afinal, um ambiente devidamente organizado, com armários planejados que economizam cada centímetro da sala, dificilmente é notado por quem o usa.

Então, a melhor forma de apresentar os resultados do Facility Management é através dos KPIs.

• Tempo de Resolução de Chamados: mede o tempo médio necessário para resolver os problemas reportados.
• Custo Operacional: avalia os custos totais da operação e da manutenção das instalações.
• Satisfação dos Stakeholders: mede a satisfação de clientes, funcionários, colaboradores e terceirizados que interagiram com processos da empresa.
• Relação entre Manutenções Preventivas e Corretivas: indica a proporção entre manutenções planejadas e manutenções emergenciais.
• Número de Chamados Emergenciais: aponta quantos chamados emergenciais são feitos e como eles são tratados.
• Taxa de Conclusão de Tarefas: avalia a eficiência na conclusão de tarefas planejadas.
• Retorno sobre Investimento (ROI) na gestão das instalações: Calcula o retorno financeiro em relação aos investimentos feitos na infraestrutura.

Esses KPIs ajudam os gestores a monitorar, criar relatórios eficientes e melhorar o processo operacional, seja através da gestão do próprio FM ou dos procedimentos que ele ajuda a agilizar.

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