Enterprise Resource Planning (ERP): conheça seus benefícios e como funciona

“O sistema caiu”. Dá calafrios só de pensar em pronunciar essa frase, dado o prejuízo que uma queda de sistema gera a cada minuto. Esse “sistema” digital é o ERP, responsável por conectar todos os departamentos da empresa — ou seja, por fazer a empresa funcionar.

Quando o sistema cai, o Financeiro não consegue informações do Comercial, o RH se comunica com o Jurídico e, no final das contas, ninguém trabalha. Então, o ERP é vital para a mera existência da empresa. Confira neste artigo todas as suas nuances.

O que é ERP?

ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning e significa “planejamento de recursos empresariais” em tradução livre. É um software, um sistema de gerenciamento integrado que proporciona às empresas o controle e a automação de diversos processos de diferentes departamentos.

Essa conexão 360º entre os departamentos coloca o ERP como a espinha dorsal digital da empresa. Ele centraliza dados, operações, acessos, procedimentos, etc., proporcionando uma visão unificada do negócio. Assim, você pode tomar decisões mais rápidas e precisas.

Portanto, o ERP dispensa a necessidade de múltiplos softwares independentes, reduzindo a duplicidade de dados e, no final das contas, melhorando toda a agilidade operacional.

Como funciona um sistema ERP?

Como você viu acima, através do ERP você coleta, organiza e distribui informações operacionais para as pessoas necessárias da empresa. E, claro, tudo isso é feito de forma automática. Entenda abaixo como isso acontece.

Arquitetura e componentes principais

A arquitetura de um ERP possui três camadas principais: apresentação, aplicação e banco de dados. A primeira é a interface de usuário, ou seja, por onde o colaborador acessa o ERP (normalmente via navegador web ou aplicativo dedicado). A camada de aplicação é o coração do ERP. É quem processa a lógica programada e coordena o fluxo de informações. E a última camada armazena os dados de forma segura.

Os principais componentes de um ERP são os seus módulos. Cada módulo é específico para cada área funcional da sua empresa. Os colaboradores apropriados os acessam e, por meio deles, executam seus ofícios. Por exemplo:

• Módulo Financeiro: permite que você gerencie contabilidade, contas a pagar e a receber, conferência, etc.
• Módulo de RH: proporciona a administração da folha de pagamento e os processos de recrutamento, admissão e desligamento de colaboradores.
• Módulo de Produção: controla o planejamento e a execução da produção, além do controle do estoque.
• Módulo de Compras: administra a aquisição de materiais e insumos.

E assim sucessivamente para todos os departamentos da empresa. Ou seja, todas as pessoas trabalham por meio deste sistema.

Fluxo de dados e integração

Como um ERP lida com informações de toda a empresa, seu fluxo de dados é contínuo e integrado. Então, quando um colaborador insere certa informação em um dos módulos, ela é atualizada em todos os outros módulos integrados ao primeiro.

Por exemplo: quando uma venda acontece, o ERP atualiza o estoque, gera o faturamento e ajusta as projeções financeiras. Nem precisamos dizer que tudo acontece automaticamente e em tempo real, não é?

Toda essa integração entre os módulos elimina a necessidade de inserção manual em múltiplos sistemas — pois, ratificando, o ERP é o único sistema.

Benefícios do ERP

Como todo o corpo digital da empresa se converge num ERP, as vantagens são significativas e impactam diversos aspectos da operação. Dá pra fazer um PDF com algumas dezenas de páginas para detalhar como cada setor se beneficia de um sistema integrado, mas para este artigo vamos nos concentrar na melhoria operacional, na tomada de decisão e na conformidade.

Melhoria operacional

O benefício mais imediatamente perceptível é a melhoria nas operações. Ao integrar diferentes processos e departamentos, o ERP elimina redundâncias e automatiza tarefas repetitivas, proporcionando uma economia de tempo inimaginável.

Todo o fluxo de trabalho melhora, principalmente porque além da questão da produtividade tecnológica, o sistema proporciona redução de erros e retrabalho.

Tomada de decisão

O ERP fornece uma visão unificada e atualizada em tempo real ao corpo diretor. Consequentemente, os gestores podem tomar decisões mais rápida e assertivamente, com base em relatórios e dashboards detalhados.

Conformidade

Sistemas ERP modernos incorporam recursos avançados de segurança e conformidade. Então, sua empresa sempre estará:

• Em conformidade com regulamentações do setor.
• Com seus dados sensíveis protegidos contra acessos não autorizados.
• Apta a rastrear e auditar transações.
• Pronta para implementar controles de acesso baseados em funções

Em setores altamente regulados, como Saúde, Energia, Telecomunicações e Finanças, estar em conformidade é crucial para a operação do negócio.

Tendências e inovações em ERPs

A esfera dos ERPs está em constante mudança para acompanhar a evolução tecnológica e as necessidades do mercado. Duas tendências são significativas e estão moldando o futuro dos sistemas ERPs: a nuvem; e a integração com o conjunto de tecnologias emergentes.

ERP na nuvem

Se o ERP por si só já proporciona grande impacto positivo nas empresas, o ERP na nuvem potencializa seus benefícios. Por exemplo:

• Redução de custos com infraestrutura de TI: a empresa não precisa de instalações robustas para comportar o armazenamento e o processamento de todos os dados do sistema.
• Maior flexibilidade e escalabilidade: como dissemos neste artigo sobre softwares on premise, se houver um pico de demanda e sobrecarregar seus servidores locais, o procedimento para resolver é longo: comprar hardware, instalar e configurar. Mas se o ERP for um serviço de SaaS baseado em nuvem, é só aumentar o pacote contratado. Essa facilidade alinha-se com a escalabilidade da empresa.
• Acesso remoto facilitado: apesar de termos visto grandes empresas reduzindo o trabalho remoto, ele nunca vai se esgotar, especialmente na área de TI. Então, se o ERP da empresa é na nuvem, o trabalho remoto fica muito mais simples.

Integração com tecnologias emergentes

Conforme o manuseio de dados ganha cada vez mais agentes tecnológicos, os novos ERPs já chegam ao mercado integrando essas novas tecnologias (enquanto os ERPs já presentes estão se atualizando para acompanhar essa necessidade do mercado).

Não precisa ser muito gênio para descobrir que, dessas tecnologias emergentes, as abaixo são as mais promissoras — e é muito bom ver os sistemas de ERPs trabalhando nelas.

• Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning: possibilita análises preditivas e automação inteligente.
• Internet das Coisas (IoT): usado para coleta de dados em tempo real, em equipamentos e em processos.
• Blockchain: para proteger dados e rastrear transações.
• Big Data: para análises avançadas de grande quantidade de dados.

Essas integrações estão potencializando ainda mais os ERPs, proporcionando que as empresas não só gerenciem seus recursos, mas prevejam tendências a tempo de adaptarem-se ao mercado.

Como implementar um sistema ERP

Implementar um ERP requer planejamento cuidadoso e execução meticulosa. Veja a seguir o que envolve a implementação.

Planejamento

Primeiramente, você deve fazer um planejamento detalhado. Isso requer um mapeamento dos processos existentes na sua empresa e, logo de cara, identificar as áreas mais carentes de melhorias.

Em seguida, você deve formar uma equipe multidisciplinar para executar a implementação e estabelecer um cronograma plausível.

Escolha do ERP adequado

O ERP ideal deve ser compatível com os processos atuais da empresa (a não ser que eles sejam ruins, cheios de gargalos. Aí os processos precisam ser redesenhados antes da implementação do sistema).

Outro fator importante — tanto que já o mencionamos aqui — é a escalabilidade do ERP. Ele deve acomodar o crescimento futuro da organização. Também não podemos nos esquecer da manutenção oferecida pelo fornecedor, que é cheia de letrinhas miúdas que devem ser lidas várias vezes.

Treinamento e suporte

O treinamento adequado dos usuários é fundamental para a implementação do ERP. Esta etapa pode incluir:

• Programas de treinamento
• Documentação e guias de uso
• Suporte
• Coleta de feedback

Um programa eficiente não apenas ensina os usuários, mas ajuda a superar a resistência à mudança.

Uma consideração fundamental na escolha do ERP ideal

Logo no início deste artigo falamos que o ERP centraliza diversas frentes da empresa, enquanto discorremos no decorrer do texto as aplicações dessa abordagem. Mas o ERP não contempla todas as operações.

Um exemplo das exceções é a operação de atendimento. O seu cliente não utiliza o ERP para tirar as dúvidas, enquanto o atendente precisa navegar por todos os módulos do sistema para formar uma resposta concreta.

Então, é fundamental considerar ao que uma opção de ERP se integra. O TOPdesk, por exemplo, possui integração com ERPs e soluciona os dois pontos que levantamos no parágrafo anterior.

É através do TOPdesk que o cliente solicita algum suporte. E também é pelo TOPdesk que sua equipe acessa as informações necessárias para oferecer um bom atendimento. Veja bem: os dados continuam no ERP, mas a integração do TOPdesk os unifica, possibilitando excelência no atendimento.

Você precisa, então, considerar bem as operações de todos os setores e conferir as integrações. Este é o caminho para o sucesso no uso do ERP.