Como o controle de tarefas pode ajudar na organização de equipes

Lidar com múltiplas demandas simultaneamente é um desafio constante. Sem um controle adequado, as equipes podem se perder em solicitações desorganizadas, atrasos e retrabalho. Para evitar esses problemas, o controle de tarefas se torna essencial, garantindo que todas as atividades sejam gerenciadas com eficiência e entregues no prazo.

O controle de tarefas vai muito além de simples listas de afazeres. Ele envolve a priorização estratégica das atividades, o acompanhamento contínuo do progresso e a distribuição clara de responsabilidades dentro de um time. E isso requer um sistema dedicado.

Uma publicação da Revista Internacional de Pesquisa Inovadora em Tecnologia (IJIRT) apontou que a implementação de softwares de controle de tarefas em empresas proporcionou uma redução média de 25% no tempo necessário para finalizar projetos, o que ratifica a relevância do que estamos falando aqui.

Então, neste artigo, exploraremos o conceito de controle de tarefas, metodologias eficazes para sua implementação e os benefícios que essa prática traz para a produtividade e organização das equipes.

O que é Controle de Tarefas

Controle de tarefas é o ato de administrar uma tarefa ou atividade dentro da empresa durante todo o seu ciclo de vida. É fundamental para garantir que todas as demandas sejam cumpridas no devido prazo e com a qualidade adequada.

Como já dissemos, o controle não se limita a uma lista de To-Do, que aponta friamente o que precisa ser feito. Ele envolve acompanhar o progresso de cada tarefa, ajustar prioridades conforme necessário e garantir que cada pessoa da equipe saiba claramente o seu papel (e o das suas tarefas) dentro de um projeto.

Dessa forma, seus times conseguirão organizar melhor suas rotinas e priorizar ações. Esses são os benefícios imediatos do controle de tarefas no ambiente corporativo.

Metodologias eficazes para controle de tarefas

Existem vários métodos para gerenciar atividades, cada um com características específicas que se adequam melhor a diferentes tipos de projetos e equipes. As principais metodologias de controle de tarefas são Kanban, Pomodoro e Matriz Eisenhower.

Kanban

O método Kanban consiste na disposição de, pelo menos, três colunas de tarefas: a fazer, em andamento e concluído. Quando uma tarefa é iniciada, passa para a coluna “em andamento”, terminando na “concluído” após sua finalização.

Essa abordagem visual permite uma visualização clara do fluxo das atividades e ajuda a identificar rapidamente quaisquer gargalos no processo produtivo.

Pomodoro

O método Pomodoro não controla as tarefas em si, mas a divisão do tempo dedicado à sua execução. Ele divide as atividades em sessões de 25 minutos, seguidas por pausas breves de 5 minutos. Após quatro sessões seguidas, a pessoa faz uma pausa mais longa, de 15 a 30 minutos.

Essas pausas acabam levando a melhores resultados porque previnem a fadiga ao longo do dia. Criada por Francesco Cirillo no final dos anos 1980, a metodologia recebeu esse nome porque, acredite, o cronômetro usado por Francesco tinha formato de tomate ("pomodoro", em italiano).

Matriz Eisenhower

O objetivo da Matriz Eisenhower é proporcionar clareza a respeito da urgência e importância das tarefas, distribuindo-as em quatro quadrantes: fazer agora, agendar, delegar e eliminar. Veja:

Quanto mais à direita, mais urgente o quadrante é. E quanto mais acima, mais importante. Então, ao visualizar em qual quadrante determinada tarefa se encaixa, você sabe o que fazer e quando fazer.

Consequentemente, as equipes focam em atividades que, realmente, impactam positivamente nos resultados.

Como escolher a metodologia adequada para sua equipe

Para escolher a metodologia ideal para a gestão das suas tarefas, é fundamental considerar fatores como o perfil da equipe, tipo do projeto ou atividade desenvolvida, nível de complexidade das demandas e cultura organizacional.

Para equipes com projetos visuais ou fluxos bem definidos, o Kanban pode ser ideal devido à sua clareza visual. Já equipes com dificuldades em manter foco podem se beneficiar bastante da Técnica Pomodoro. Por outro lado, grupos que enfrentam desafios constantes com priorização encontrarão na Matriz Eisenhower uma excelente ferramenta.

Quais são os benefícios do controle de tarefas na organização de equipes

Como dito acima, falar sobre gestão de tarefas significa abordar a maneira como as equipes controlam suas demandas diárias. A seguir, destacamos os principais benefícios dessa prática.

Aumento da produtividade

Com clara visibilidade sobre tudo o que precisa ser feito, as equipes identificam o que não contribui para o bom andamento do projeto. Isso leva à redução do tempo gasto em tarefas desnecessárias ou repetitivas, permitindo que as pessoas se concentrem em atividades estratégicas.

Melhoria na comunicação interna

Ao implementar um sistema estruturado para acompanhar as tarefas, todos os membros da equipe têm acesso às informações relevantes, como prazos, status e responsáveis pelas atividades. Assim, reduz-se as falhas geradas por má (ou falta) de comunicação, o que gera melhor alinhamento entre os colaboradores.

Clareza na definição de papéis e responsabilidades

Com um controle de tarefas bem estruturado, cada demanda possui uma pessoa responsável pela sua realização. Ou seja, todos sabem exatamente suas funções e quais tarefas o aguardam no dia. Essa clareza evita confusões sobre quem deve fazer o quê.

Passos essenciais para implementar um sistema de controle de tarefas

Implementar um sistema eficiente exige planejamento estratégico cuidadoso. Não basta apenas escolher uma ferramenta ou metodologia, é preciso seguir etapas fundamentais para garantir seu sucesso.

1. Avaliação das necessidades da equipe

O primeiro passo essencial é avaliar detalhadamente as necessidades específicas da sua equipe. Quais são os principais desafios enfrentados pelo seu time? Falta de comunicação clara? Dificuldade em priorizar? Excesso ou falta de informações sobre responsabilidades?

Compreender esses pontos ajudará você a escolher tanto a metodologia quanto as ferramentas adequadas.

1. Seleção da ferramenta adequada

Após entender claramente suas necessidades internas, selecione uma ferramenta digital apropriada para auxiliar no controle efetivo das atividades. Plataformas como Trello (para Kanban), Asana (para múltiplos projetos) ou softwares específicos podem ser ideais dependendo das demandas identificadas anteriormente.

Antes de tomar uma decisão final, envolva sua equipe no processo de seleção. É muito provável que você obtenha pontos de vista que não teria considerado sozinho. E uma vez escolhida a ferramenta, não a implemente de uma vez em toda a empresa. Faça alguns projetos piloto para avaliar se ela, realmente, proporciona fluidez das tarefas.

1. Treinamento e adaptação da equipe

Por fim, é preciso treinar adequadamente os colaboradores quanto ao uso correto das metodologias e das ferramentas de controle de tarefas que as executarão. É fundamental garantir não apenas conhecimento técnico básico sobre o funcionamento desses recursos digitais, mas também estimular continuamente uma cultura voltada à organização eficiente do trabalho diário através dessa nova abordagem adotada pela organização.

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A TOPdesk é especialista em gestão e otimização de processos. Nós sabemos bem como sua empresa pode implementar uma ferramenta de controle de tarefas e garantir maior organização e desempenho nas operações.

Através de nosso software, todos os departamentos da sua empresa terão não só um canal de comunicação interna, mas uma ferramenta para solicitarem as demandas necessárias. Seu departamento jurídico, por exemplo, não precisará enviar um e-mail ou ligar ao RH para solicitar uma cópia do contrato de um funcionário. A pessoa responsável submete o pedido pelo TOPdesk e o RH recebe o chamado.

Todos os chamados estarão concentrados na mesma tela, conforme cada departamento. Então, sua equipe terá uma visão holística das solicitações recebidas e poderá categorizar e priorizar chamados conforme precisar, assim como delegar pessoas responsáveis.

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