Como o Ciclo PDCA pode melhorar os processos em sua empresa

Toda metodologia que promove a melhoria contínua e processos eficientes ganham a atenção de empresas que constantemente buscam se aperfeiçoar frente à concorrência — que não brinca em serviço. O ciclo PDCA é uma dessas metodologias, ganhando atenção dos gestores por ser poderoso e bastante acessível para empresas de todos os portes.

O ciclo PDCA é composto por uma abordagem sistemática que permite às organizações identificarem problemas, implementarem soluções, avaliarem resultados e padronizarem melhorias — tudo de forma estruturada e contínua.

Neste artigo, você vai compreender os conceitos, benefícios e desafios do ciclo PDCA, assim como observar os erros facilmente cometidos (e ficar bem longe deles). Estamos falando de uma metodologia que pode transformar a cultura organizacional da sua empresa no que se refere à forma como lida com erros, falhas e oportunidades de melhoria.

O que é o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA, também conhecido como ciclo de Shewhart, é uma metodologia de gestão focada na melhoria contínua de processos. Desenvolvido por Walter Shewhart na década de 1920, este método sistemático tornou-se um pilar fundamental no gerenciamento de qualidade e na otimização de processos empresariais.

O PDCA é composto por quatro etapas:

1. Plan (Planejar): fase inicial, onde se identificam os problemas, estabelecem-se objetivos claros e desenvolvem-se planos de ação.
2. Do (Executar): nessa etapa, implementa-se o plano desenvolvido na etapa anterior.
3. Check (Verificar): comparação de dados obtidos para determinar se as ações foram eficazes.
4. Act (Agir): com base nos resultados da verificação, toma-se a decisão de padronizar as melhorias bem-sucedidas ou de iniciar um novo ciclo para resolver problemas pendentes.

A última etapa conecta o final de um ciclo ao início de um novo. O aspecto cíclico é crucial, pois enfatiza que o processo de melhoria nunca termina — após completar um ciclo, inicia-se outro, buscando níveis cada vez mais elevados de desempenho.

A importância de cada etapa

A primeira etapa (planejar) é crucial porque estabelece as bases para todo o ciclo. Um planejamento inadequado pode comprometer todas as etapas subsequentes, então, durante esta fase, é essencial definir claramente o problema, identificar as causas raízes e desenvolver um plano de ação detalhado.

Também é válido estabelecer metas MARTE (Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes, Temporais e Específicas), pois isso vai facilitar a etapa de verificação.

Na segunda etapa (executar) as ideias se transformam em ações concretas, então sua importância está no que ela proporciona: feedback. É nessa etapa que você executa determinado processo com o intuito de extrair insights de sua performance.

Portanto, garanta que, na execução, há coleta de dados e documentação de todos os desafios encontrados. Isso é o que alimentará a próxima etapa.

A terceira etapa (verificar), corresponde a 50% do motivo de implementar o ciclo PDCA nos processos. É onde você verifica todos os dados coletados, ocorrências documentadas e os condensa nas métricas MARTE para analisar a qualidade com o qual o processo aconteceu — e, claro, o que deu errado ou prejudicou o andamento.

Responsável pelos outros 50%, a quarta etapa (agir) incorpora as lições aprendidas, padroniza o que deu certo e aponta o que deu errado, para que você corrija e verifique novamente num novo ciclo. Ou seja, é o produto da quarta etapa que sustenta o processo de melhoria contínua.

Benefícios do Ciclo PDCA

Ao aplicar corretamente o ciclo PDCA, você terá resultados que vão além de, apenas, estruturar processos. Separamos os principais benefícios abaixo para que você tenha uma percepção aprofundada da eficiência desta metodologia.

Cultura de melhoria contínua

Não é nenhum exagero dizer que o maior benefício do ciclo PDCA seja a instalação da cultura de melhoria contínua à Cultura Organizacional. O ciclo estabelece a ideia de que nenhum processo estará perfeito algum dia, pois sempre existirá margem para aprimoramento.

Vemos este efeito claramente em empresas como a Toyota, onde cada funcionário, independentemente do nível hierárquico, participa não só da identificação de oportunidades de melhoria, mas também contribui para a implementação de pequenas mudanças. Somadas ao longo do tempo, essas mudanças produzem resultados extraordinários.

Padronização de processos

A quarta etapa (agir) é o que incorpora as melhorias percebidas aos procedimentos operacionais padrão. Esta padronização dinâmica também facilita o treinamento de novos colaboradores, reduz a variabilidade nos resultados e cria uma base sólida para futuras melhorias.

Decisões baseadas em dados

A ligação da quarta etapa (agir) com a terceira (verificar) neutraliza decisões baseadas em vieses cognitivos comuns, pois todo martelo batido é devidamente respaldado por dados. Isso é especialmente valioso na era atual de Big Data, pois estabelece processos e mentalidades que permitem insights reais.

Resiliência organizacional

Após uma série de repetições de ciclos, possibilitada pela cultura de melhoria contínua (percebe como um benefício puxa outro?), a empresa cria uma capacidade institucional de detectar mudanças no ambiente e ajustar rapidamente o curso.

É olhando para a resiliência organizacional que descobrimos se uma empresa está ou não habituada ao ciclo PDCA. Durante a pandemia de COVID-19, por exemplo, vimos claramente organizações adaptarem-se mais rapidamente do que outras. Fabricantes reconfiguraram linhas de produção em tempo recorde, varejistas implementaram novos modelos de negócio omnichannel e instituições de ensino reinventaram suas metodologias pedagógicas — tudo facilitado por uma cultura já estabelecida de planejamento, execução, verificação e ação.

Erros comuns ao aplicar o ciclo PDCA

Apesar de sua aparente simplicidade, o ciclo PDCA apresenta diversos desafios de implementação. Mesmo organizações experientes cometem erros que comprometem o bom resultado do ciclo. Vamos explorar os principais equívocos e armadilhas.

Definição inadequada do problema

Muitas equipes começam o ciclo (Plan) com uma compreensão superficial ou imprecisa do problema. Por exemplo, uma equipe pode identificar "entregas atrasadas" como problema, sem investigar se a causa está na produção, na logística ou na gestão de pedidos.

Nesse caso, as entregas atrasadas não são um problema, mas sim um sintoma de um problema real.

Implementação parcial

É comum que equipes alterem o planejamento concebido, implementando apenas partes do plano original. Um exemplo clássico: após navegar entre diversos sintomas, a empresa chega ao problema real: falta de conhecimento e capacidade específicos por parte de alguns setores. Então, a empresa planeja um programa de treinamento abrangente.

Porém, na segunda etapa do processo (ação), a empresa implementa apenas os módulos mais simples ou baratos.

Análise enviesada

Por mais que o ciclo PDCA tenha uma etapa de checagem a partir de dados (leia: fatos), é comum analisar as informações de forma tendenciosa. É quando há uma supervalorização de dados que confirmam certas expectativas, simultaneamente à minimização ou até mesmo à desconsideração por completo de resultados negativos.

Não compartilhar os aprendizados

“A diferença entre um analfabeto e uma pessoa que escolhe não ler é zero”. Podemos adaptar perfeitamente essa frase ao nosso assunto dizendo que não há diferença entre não procurar melhoria e escolher não melhorá-las. Você está no segundo caso se aplica o ciclo PDCA e guarda os insights para si.

A melhor ferramenta para combater isso é criar uma base de conhecimento organizacional. Nessa forma, os aprendizados não ficam restritos a uma equipe ou outra.

Falha em iniciar novos ciclos

O ciclo PDCA é um… CICLO. Se ele perder essa característica, não há eficácia alguma em sua implementação. Portanto, é um erro considerar um ciclo como finalizado sem extrair novos objetivos para pôr em prática as correções aos gargalos processuais encontrados.

O Ciclo PDCA e as soluções TOPdesk

Esta metodologia é um dos frameworks mais poderosos para gestão da qualidade e da melhoria contínua nas empresas. Mas, como você acabou de ver, sua implementação enfrenta diversos desafios práticos. Nesse contexto, as soluções da TOPdesk surgem como aliadas na aplicação do ciclo PDCA.

Durante a etapa de verificação, por exemplo, os relatórios e análises da TOPdesk transformam a avaliação de resultados (terceira etapa — verificar) em um processo baseado em evidências, não em vieses como você viu acima. E através do recurso de base de conhecimento, você proporciona a padronização dos procedimentos, uma vez que os aprendizados passam a ser facilmente registrados e compartilhados.

Esses são só alguns exemplos do apoio que a TOPdesk pode oferecer quanto à implementação do ciclo PDCA. Entenda melhor como nosso time pode te ajudar.