Comunicação entre departamentos: por que implementar o service desk?

A sinergia da equipe certamente é algo que corrobora na consolidação de um negócio. Em meio aos desafios da manutenção do trabalho remoto de forma global, muitas empresas encontraram problemas em manter a comunicação entre departamentos unificada.

O que há neste blog?

• Service desk e a comunicação entre departamentos
• Benefícios do service desk
• Comunicação fluida com gestão de mudanças
• Leve seu projeto de service desk para além da TI
• TOPdesk está aqui para ajudar você
• Conecte departamentos com o TOPdesk

Se a operação acontece fora da organização, ou mesmo em modelos híbridos, é preciso ter atenção redobrada à integração entre os departamentos para continuar mantendo processos alinhados e galgando resultados.

Service desk e a comunicação entre departamentos

A comunicação entre os departamentos é agente importante dentro da empresa. Para fazê-la, a tecnologia é forte aliada. Operações bem estruturadas, equipe preparada e, sobretudo, com comunicação integrada entre os departamentos respaldam o atendimento eficaz aos clientes da organização.

Por isso, não nos incomodamos em afirmar que o service desk é fundamental para clarear processos, otimizar suas operações internas, auxiliar na comunicação eficiente entre os departamentos e agregar valor à experiência consistente do cliente, lealdade e engajamento. Tais aspectos são argumentos consistentes a apresentar aos gestores que buscam sincronia da equipe e, consequentemente, melhores resultados.

Em resumo, o software de Gestão de Serviços Corporativos (Enterprise Service Management, ou ESM) da TOPdesk permite que suas equipes sejam mais colaborativas, unindo forças e processando solicitações por meio de uma única plataforma. Isto é, o ESM envolve todos os departamentos da sua empresa, garantindo a resolução de problemas com mais rapidez, facilitando a comunicação e, consequentemente, oferecendo uma melhor experiência aos solicitantes e clientes.

Ao ganhar produtividade na resolução de demandas você reservará mais tempo para melhorias ainda maiores, como investir na base de conhecimento da sua empresa, por exemplo.

Benefícios do service desk

O processamento de todas as solicitações na mesma ferramenta de ESM significa melhor colaboração entre departamentos e interações mais suaves com o cliente. O TOPdesk permite que você atribua e compartilhe chamados facilmente, obtenha informações sobre projetos conjuntos e aproveite o conhecimento – tanto entre suas equipes quanto com terceiros, como fornecedores.

E os benefícios do ESM não param por aí

• Começar a aplicar as melhores práticas de cada equipe;
• Garantir colaboração facilitada entre a equipe;
• Definir objetivos comuns;
• Criar relatórios que cobrem as metas de várias equipes;
• Gerenciar expectativas e cumprir SLAs;
• Ter clientes mais satisfeitos;
• Obter maior ROI e reduzir custos;
• Melhorar a qualidade dos serviços.

Comunicação fluida com gestão de mudanças

Já falamos sobre como uma solução de ESM pode facilitar a comunicação entre departamentos, então vamos a um exemplo? O processo de admissão de novo colaborador permeia várias áreas como o setor financeiro, facilities, tecnologia da informação e recursos humanos. Dessa maneira, é comum que as áreas enfrentem dificuldades em se comunicar e estabelecer um processo que corra sem intercorrências. O resultado? Muitas vezes, os colaboradores chegam para o primeiro dia de trabalho e se quer têm um notebook à sua disposição. Isso ocorre por conta do desalinhamento dos processos e da falta de conexão entre os departamentos envolvidos.

Como solução, o módulo de Gestão de mudanças do TOPdesk permite a criação de workflows completos de maneira fácil. Assim, é possível reunir as atividades interdepartamentais em um único processo, automatizando etapas e garantindo a fluidez das ações. O resultado dessa vez? Departamentos conectados, demandas entregues com sucesso e cliente satisfeito!

Leve seu projeto de service desk para além da TI

Por experiência, notamos que o setor de tecnologia da informação é, muitas vezes, o responsável por investir em soluções tecnológicas e inovar nos processos. Porém, ressaltamos a importância em compartilhar essas melhorias com outras áreas, para que todas possam trabalhar de forma conjunta e compartilhar os bons resultados.

Benefícios em compartilhar a solução de ESM com outros departamentos

• Experiência do solicitante otimizada pelo atendimento mais ágil;
• Centralização do ponto de contato por meio do portal de autoatendimento unificado;
• Processos sincronizados e fluidos com workflow completos;
• Redução de custos ao compartilhar o investimento entre áreas;

E como levar seu projeto de service desk para além da TI?

Em primeiro lugar, analise e compartilhe os benefícios que sua área vem conquistando. Números são sempre fundamentais para convencer pessoas de uma boa ideia! Os relatórios e dashboards do TOPdesk podem ajudar você nessa.

É importante também saber o nível de maturidade da sua empresa para entender se ela está preparada para dar este próximo passo rumo à excelência de serviços.

Ainda, é essencial conversar, ouvir e entender as necessidades dos outros departamentos, para que ambos possam colaborar da melhor forma e fazer a expansão do projeto de maneira a atingir objetivos mútuos.

Como o service desk melhora a comunicação entre departamentos com as ferramentas certas

Depois de mapear as necessidades e entender o nível de maturidade da sua empresa, o próximo passo é integrar ferramentas que, combinadas ao service desk, facilitem a comunicação entre os departamentos.

Com o service desk atuando como um hub centralizador, as informações fluem de forma estruturada e acessível, eliminando ruídos e promovendo uma colaboração eficiente.

Confira como algumas ferramentas, integradas ao seu service desk, podem transformar a dinâmica entre setores:

Plataformas de comunicação unificada

Softwares de comunicação podem ser integrados ao service desk para centralizar mensagens, videoconferências e arquivos, reduzindo e-mails desnecessários e promovendo agilidade.

Sistemas de gestão de projetos

Ferramentas como Trello, Asana e Monday.com, quando conectadas ao service desk, oferecem transparência nas tarefas interdepartamentais e mantêm todos alinhados quanto a prazos e entregas.

Portais de autoatendimento integrados ao service desk

Um portal como o oferecido pelo TOPdesk garante acesso rápido a informações e recursos, promovendo autonomia e eliminando trocas de mensagens repetitivas entre os setores.

Soluções de gestão de processos (BPM)

Com workflows padronizados e integrados ao service desk, sua empresa pode evitar mal-entendidos e assegurar que todas as etapas sejam seguidas corretamente.

Com o TOPdesk, você pode consolidar essas ferramentas em um ambiente único, promovendo alinhamento entre departamentos e maximizando a produtividade. Um service desk bem implementado não é apenas uma ferramenta de suporte, mas um ponto de convergência para uma comunicação eficiente e alinhada às metas organizacionais.

TOPdesk está aqui para ajudar você

Se você busca apresentar a importância da implementação do service desk aos seus gestores, ou mesmo aos gestores de outras áreas que ainda têm dúvidas sobre os benefícios de uma solução de service desk, vale ressaltar que na TOPdesk, você irá contar com uma consultoria em TI. Trata-se de um serviço que faz parte da implementação da ferramenta, no qual os profissionais especializados em ITIL compartilham boas práticas para auxiliar no mapeamento de necessidades e estruturar da melhor forma possível os processos do departamento.

Com nosso suporte técnico especializado, sempre que surgirem dúvidas você terá acesso ao nosso time de especialistas que o orientarão quanto a melhor atitude a ser tomada para solucionar seus problemas relacionados à tecnologia.

Conecte departamentos com o TOPdesk

Em suma, se os departamentos da sua empresa ainda trabalham em ilhas e você sente que precisa otimizar a conexão e comunicação entre eles, saiba que podemos ajudar você a dar os primeiros passos.

Solicite um teste gratuito da solução TOPdesk e veja na prática como podemos trabalhar juntos.