7 dicas para incentivar o uso do portal de autoatendimento

Adentrar ao universo do atendimento ao cliente na era digital é uma jornada que nos conduz por caminhos repletos de inovação e transformação. Em meio a esse cenário dinâmico, o Portal de Autoatendimento emerge como uma ferramenta essencial. Isso porque, molda não apenas a forma como as empresas interagem com seus clientes, mas também redefine as expectativas de uma experiência de atendimento.

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1. Facilite a comunicação

Torne a comunicação através do Portal de Autoatendimento simples e intuitiva. Priorize uma linguagem clara, orientações passo a passo e mecanismos de busca eficazes para garantir que os usuários possam navegar e interagir sem obstáculos.

Evite o uso de termos técnicos e torne-o mais autoexplicativo o possível. Afinal, todos os colaboradores irão utilizar e ele deve ser facilmente compreensível. Quanto maior a compreensão, maior será o índice de autoatendimento e menor será o seu backlog!

2. Divulgue

Garantir a visibilidade do Portal de Autoatendimento é crucial. Muitas vezes, a não utilização se dá por falta de divulgação eficaz. Por isso, adote uma abordagem abrangente na comunicação.

Utilize diversos canais, como e-mails e informativos do próprio service desk, por exemplo. Em especial, se a ferramenta for recém-implementada. Neste caso, concentre-se não apenas em canais digitais, mas também em reuniões de alinhamento interno, garantindo uma divulgação abrangente dentro da empresa.

Quando a ferramenta já estiver em uso, motive os colaboradores a interagirem mais ativamente. Ressalte o quanto a rotina deles pode se tornar facilitada por meio do bom uso da ferramenta. Transmita a mensagem de que a colaboração e a participação ativa são fundamentais para maximizar os benefícios proporcionados pela ferramenta, transformando-a em uma aliada essencial para a equipe.

3. Atualize

É muito comum que os processos passem por mudanças, e isso faz parte de uma estratégia flexível. Por isso, manter o Portal atualizado é primordial. Afinbal, uma ferramenta relevante é mais propensa a ser utilizada.

Naturalmente, mudanças nos processos impactam diretamente o acervo de soluções do Portal de Autoatendimento. Portanto, garanta que as informações, tutoriais e recursos disponíveis estejam sempre alinhados com as necessidades atuais dos usuários. Assim, ele continuará sendo eficaz em trazer as melhores soluções e reduzir a fila de chamados da equipe técnica.

4. Celebre os bons resultados

O índice de consultas ao Portal de Autoatendimento aumentou e o número de chamados técnicos diminuiu? Ótimo, é hora de comemorar!

Reconhecer e celevrar conquistas, por menores que sejam, adiciona uma dose extra de motivação à equipe, incentivando uma interação mais significativa com a ferramenta e inspirando outros a também adotarem seu uso.

Envie e-mails e adicione banners comemorativos na plataforma do service desk. Essas ações não apenas enaltecem o prestígio daqueles que contribuíram, mas também fortalecem a cultura de reconhecimento, encorajando um ambiente colaborativo e voltado para o sucesso contínuo.

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5. Reconheça os méritos

Notou colaboradores se destacando na utilização do Portal de Autoatendimento? Que tal reconhecer esses méritos e destacar esses feitos dentro do portal?

Uma proposta interessante é empregar um modelo de gamificação para realçar os usuários em destaque. Essa abordagem, inspirada em conceitos de games, busca trazer elementos lúdicos para o ambiente real, transformando a experiência em algo mais intuitivo e envolvente.

Aqueles usuários que apresentam um alto índice de utilização podem ser designados como usuários "mestres" ou "5 estrelas", criando um ambiente de competição amigável e estimulante para as relações internas.

Essa iniciativa, mais do que reconhecer e motivar os colaboradores, adiciona um toque de diversão ao processo, tornando o engajamento com o Portal de Autoatendimento uma experiência envolvente e gratificante para todos.

6. Personalize o layout do seu Portal de Autoatendimento

Quem é que gosta de se deparar com uma ferramenta virtual que parece não ter se reinventado ao longo dos últimos 10 anos? Ferramentas "engessadas", pouco intuitivas e esteticamente desagradáveis desestimulam os usuários, minando o potencial de adoção.

Contar com uma ferramenta personalizável, que possibilita ajustes no layout para refletir a identidade visual da empresa e oferecer maior acessibilidade, pode transformar drasticamente a experiência de usabilidade.

O TOPdesk é um ótimo exemplo. Sua natureza parametrizável permite a incorporação da identidade visual da marca, gerando uma conexão mais profunda com os usuários e impulsionando a utilização do Portal de Autoatendimento.

A estética agradável e a interface amigável não apenas elevam a experiência visual, mas também fomentam uma navegação eficiente, encorajando os usuários a explorarem todas as funcionalidades disponíveis de maneira mais engajada e produtiva.

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7. Utilize uma ferramenta intuitiva

A estética desempenha um papel crucial, atraindo o interesse à primeira vista. No entanto, se a usabilidade não for facilitada, a adoção da ferramenta rapidamente declinará, e a interação desejada nunca se concretizará.

Para garantir o sucesso de um Portal de Atendimento, é essencial priorizar a praticidade. Os links de acesso devem ser facilmente localizados, e a ordem dos acessos deve ser organizada de forma lógica, segmentada por setores de serviços. A harmonia entre a atratividade visual e a facilidade de uso é fundamental para criar uma experiência eficaz e envolvente para os usuários.

Quer garantir uma user experience incrível? A solução da TOPdesk é completa em termos visuais e qualquer usuário pode utilizá-la de forma muito simples. Além disso, a interação com os demais usuários é intuitiva, o que permite enviar e responder formulários em poucos instantes!

Ferramenta que faz a diferença!

O Portal de Atendimento utilizado pela sua empresa é capaz de se adaptar a todas as dicas aqui sugeridas?

Se a sua plataforma não é intuitiva, possui um visual pouco agradável e te impede de personalizá-la como desejar, então você precisa se atentar a uma dica bônus: pouco mudará em seus resultados se a plataforma em si for o principal obstáculo.

Por isso, te fazemos um convite para utilizar nossa solução por 30 dias de forma gratuita, para que você sinta na prática os impactos de uma ferramenta completa, que é otimizada para a realidade do seu negócio!

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