Experiência do solicitante simplificada — ganhos para o workflow da empresa

Independentemente do segmento da empresa, a facilidade e a eficiência nos processos operacionais são fundamentais para garantir a qualidade dos serviços prestados e a satisfação das equipes de colaboradores. Além de assegurar a boa gestão do negócio.

Neste artigo, tratamos de um tema de grande relevância para o fluxo de trabalho nas organizações: a experiência do solicitante simplificada. Entenda como soluções como o ESM da TOPdesk trazem benefícios para equipes de operação e gestores.

Sumário

1. Importância da experiência do solicitante simplificada para o fluxo de trabalho nas empresas
2. Gestão de serviços corporativos
3. Experiência do solicitante simplificada em empresas de diferentes setores
4. Benefícios da experiência simplificada para o solicitante
5. A TOPdesk ajuda a simplificar a experiência do solicitante

Importância da experiência do solicitante simplificada para o fluxo de trabalho nas empresas

Para compreender a importância da experiência do solicitante simplificada, imagine a cena: um determinado tipo de formulário acabou ou algum dos seus equipamentos, como o mouse ou o headphone, apresentou um defeito, e você precisa ir ao departamento responsável para pedir um novo. Se a solicitação depender do uso de algum sistema complexo, a resolução do problema pode demorar.

Questões que parecem simples podem travar tarefas operacionais do dia a dia em qualquer setor. E gestores são frequentemente impactados por situações semelhantes, que resultam em processos truncados.

Simplificar a experiência do solicitante, transforma o atendimento, destravando processos internos e garantindo a maior satisfação de colaboradores e clientes.

Gestão de serviços corporativos

Muitas vezes, imersos nas atividades do dia a dia, colaboradores não adotam as soluções que o service desk coloca à disposição. Como vimos no cenário exposto anteriormente, questões simples e pontuais podem se tornar um grande obstáculo no fluxo de trabalho da organização.

Contudo, se você tem um software que proporciona uma experiência do solicitante simplificada, já está um passo à frente para tratar tais demandas.

Com soluções como a ESM (Enterprise Service Management, ou Gestão de Serviços Corporativos) da TOPdesk, os solicitantes podem facilmente obter respostas para todas as suas perguntas sobre TI, Facilities, RH ou outros serviços em um só lugar, sem ter que procurar algum canal ou pessoa específica.

Experiência do solicitante simplificada em empresas de diferentes setores

Em resumo, o software de ESM da TOPdesk permite que as equipes sejam mais colaborativas, unindo forças e processando solicitações por meio de uma única plataforma, independentemente do setor de atuação da empresa.

Com o suporte simplificado, você resolverá problemas com mais rapidez, se comunicará melhor e entregará mais valor aos solicitantes.

O portal de autoatendimento é um exemplo disso. Com ele, é possível disponibilizar todos os seus serviços internos, oferecendo aos solicitantes ajuda com o que eles precisam e quando precisam. O portal permite:

Registrar dúvidas ou solicitações

Independentemente do assunto, é possível abrir um chamado para tirar dúvidas e fazer solicitações. O chamado é enviado automaticamente para a equipe ou agente certo, e os solicitantes podem rastrear o status por meio do portal.

Navegar por um catálogo de serviços

Simulando uma loja on-line, é possível navegar pelo portal e solicitar serviços, desde reservas de salas até alterações de contratos ou pedidos de férias.

Encontrar respostas e resolver problemas

É possível encontrar respostas e resolver problemas sem precisar abrir uma solicitação. As equipes podem utilizar a base de conhecimento e o tópico de perguntas frequentes do portal.

Benefícios da experiência simplificada para o solicitante

Para estimular a adesão por parte da equipe, vale destacar as soluções que o service desk proporciona para todos. Quanto mais facilidades, maior o interesse dos colaboradores. Afinal, como demonstrado no início deste conteúdo, processos truncados respingam no dia a dia dos profissionais.

Um exemplo desses benefícios é a possibilidade de um usuário enviar um e-mail que automaticamente abrirá um chamado no TOPdesk. Na prática, significa que se pode integrar uma caixa de e-mail, ou pasta específica, e fazer com que essa solicitação seja transformada em um chamado. Além disso, é possível, dentre outras configurações:

• Definir a categoria e o tipo (se é uma falha ou solicitação);
• Escolher qual operador vai cuidar daquele chamado.

Apresente soluções às dores da sua equipe

Utilize já o ESM ou esteja planejando implementar a solução na empresa, é importante frisar que não basta ter a ferramenta. É preciso que a equipe se sinta capacitada para usá-la e, de fato, use. Senão, o investimento feito não trará todo o retorno pretendido no desempenho da gestão.

Uma solução é escolher um fornecedor que ofereça treinamentos e webinars — essa é uma ótima maneira de apoiar os colaboradores a se tornarem autossuficientes.

Responder a algumas perguntas ajuda a direcionar a definição dos treinamentos que sua equipe receberá:

• Eles só precisam saber o básico para começar?
• A equipe necessita de um curso intensivo de gestão do conhecimento?
• Os profissionais precisam de algo mais aprofundado, como nosso treinamento de usuários e gerentes de aplicativos?

Ponderar essas questões também irá corroborar para a aceitação do ESM.

A TOPdesk ajuda a simplificar a experiência do solicitante

Com mais de 5 mil projetos ao redor do mundo, a TOPdesk sabe a importância de preparar colaboradores e trabalhar a cultura organizacional no momento de implantação de uma nova solução na instituição.

Por isso, estamos aqui para ajudar você a tornar este processo muito mais tranquilo e prazeroso, junto a uma equipe de profissionais especializados e preparados para atender você.

Agora que você sabe da importância do treinamento da equipe para que o ESM ocasione ganhos no workflow da sua empresa, descubra as vantagens de contar com a TOPdesk para promover uma experiência simplificada para o solicitante.

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