Ferramenta de ITSM: está aderente à maturidade da sua empresa?

Um negócio que trabalha em uma determinada escala tem necessidades diferentes de gerenciamento de serviços de TI. À medida que a empresa cresce, adaptar a ferramenta ITSM torna-se essencial para atender às novas demandas.

Acontece que entender que essa alteração é necessária pode não ser simples, pois envolve avaliar a maturidade da empresa, o que nem sempre fica claro para o gestor — e é isso que vamos lhe ensinar a fazer agora!

Como medir a maturidade da minha empresa?

Normalmente, quando falamos de maturidade empresarial, é comum que os empreendedores a limitem à sua eficiência ou sucesso em um processo determinado, como o de vendas.

Contudo, seu objetivo é mensurar a eficiência que o negócio atingiu nos mais diversos processos internos, como os ligados à TI .

Logo, se a gestão de processos internos da sua empresa não é adequada, não gera dados ou os processos são ineficientes, cuidado, esse pode ser um sinal de alerta! Nessa situação, você deve, primeiro, mapear e entender os processos internos.

Existem algumas metodologias que você pode implementar na hora de fazer esses levantamentos, como Business Process Management Notation (BPMN) para processos gerais.

Já para os processos de TI, sua empresa deve consultar as bibliotecas específicas dessa área, com o objetivo de seguir as melhores práticas neste setor — muitas delas, adaptáveis a outros departamentos.

De modo resumido, grande parte das metodologias de avaliação irá propor que a empresa identifique os processos, entenda suas características, mensure seus resultados e proponha ajustes.

Portanto, a forma mais simples de fazer esse levantamento é digitalizando os processos e integrando as ferramentas. Além de melhorar o dia a dia do trabalho, essa digitalização gera dados valiosos que serão usados para mensurar a maturidade da empresa.

Boas Práticas para gerenciar a maturidade em ITSM

Já ficou claro que ao digitalizar os processos e integrar as ferramentas, sua empresa não apenas coleta dados valiosos, mas também estabelece as bases para uma gestão mais eficiente. No entanto, alcançar um alto nível de maturidade em ITSM exige mais do que tecnologia — é necessário adotar boas práticas que orientem a empresa em todas as etapas desse processo.

1. Mapeie seus processos internos

Antes de qualquer implementação, é fundamental mapear os processos atuais e identificar os gargalos existentes. Neste sentido, ferramentas de gestão de projetos ajudam a organizar e documentar fluxos de trabalho.

1. Estabeleça metas claras e mensuráveis

Definir KPIs como tempo médio de resolução ou taxa de incidentes resolvidos no primeiro contato é essencial para acompanhar a evolução da maturidade.

1. Adote soluções integradas

Invista em ferramentas que possam ser integradas aos sistemas existentes na empresa, como o TOPdesk, que oferece integração nativa com mais de 90 ferramentas.

1. Capacite sua equipe regularmente

Ofereça treinamentos sobre ITIL e ITSM para manter a equipe atualizada com as melhores práticas. Uma equipe capacitada é mais eficiente e reduz erros operacionais.

1. Monitore e ajuste constantemente

Utilize relatórios e dashboards para analisar dados e o desempenho das soluções e processos implementados. Com esses dados, será possível realizar ajustes contínuos.

Adotar essas práticas não apenas melhora a maturidade em ITSM, mas também destaca a importância de contar com o suporte certo para implementar mudanças estratégicas. É aqui que uma consultoria especializada em ITSM pode fazer toda a diferença, garantindo que o processo de digitalização e integração de ferramentas seja conduzido de forma eficiente e alinhada às necessidades da empresa.

Qual a importância de uma consultoria especializada em ITSM?

Nem sempre a digitalização de processos e integração de ferramentas é simples para um negócio. Trata-se de um investimento que mudará a forma como colaboradores (e em alguns casos, clientes) interagirão com a empresa.

Não são raros os casos em que o empreendimento adquire uma solução que não se mostra adequada à realidade do negócio. Por mais bacana que um sistema parece na teoria, é preciso que ele funcione na prática.

É por isso que em fase de implementação da ferramenta, a TOPdesk fornece o serviço de consultoria especializada, com profissionais altamente qualificados, para entender qual é o nível de maturidade da sua empresa quando o assunto é ITSM e a integração de sistemas ou automatização de processos.

Dessa forma, oferecemos uma parametrização adequada à realidade do seu negócio — o que traz muitas vantagens à empresa, como veremos a seguir.

Melhor uso de recursos

Imagine o seguinte cenário: a sua empresa contrata uma solução de ITSM que não está adequada à maturidade dos processos. Esse erro não ocorre de propósito.

Nem o responsável pela compra e nem o consultor conseguiram entender que aquela solução não era a mais adequada. No entanto, esse erro gera consequências, como a falta de eficiência desse sistema para a rotina do negócio.

De imediato, podemos concluir que o investimento realizado não trará retorno e que, em determinado momento, a contratante precisará buscar outro sistema. Contudo, dependendo do porte da empresa, não haverá tempo para isso, pois as suas necessidades precisam ser supridas imediatamente. Esse é o caso das startups, por exemplo.

Melhor adaptação dos profissionais

Ao contratar uma solução que está adaptada à maturidade da sua empresa, não é apenas o negócio que se beneficia dessa escolha, mas os colaboradores.

Alguns sistemas exigem treinamento e mudam completamente a forma como os profissionais se relacionam. Todo esse esforço também é considerado um investimento e precisa gerar retorno. Imagine ter que treinar o seu time constantemente?

É por isso que a TOPdesk, por meio da sua consultoria que mensura a maturidade da empresa em ITSM, faz o caminho inverso. São as nossas soluções que se adaptam ao seu negócio.

Isso é possível graças à nossa tecnologia, capaz de se integrar com mais de 90 ferramentas de forma nativa e de aumentar esse número por meio da nossa API.

Na prática, isso pode fazer com que muitos departamentos nem precisem mudar a forma como trabalham, apenas integrar os sistemas usados com o nosso.

Adaptação às novas demandas

Como já mencionado, sua empresa terá outras necessidades conforme seu crescimento ocorrer. Isso não pode representar uma troca completa de sistemas em cada etapa desse crescimento.

É preciso que as soluções se adaptem e atendam às novas demandas. Novamente, a TOPdesk se preocupa com essa característica comum dos negócios.

Como TOPdesk pode te ajudar

Medir e gerenciar a maturidade do seu negócio em ITSM pode parecer desafiador, mas com a TOPdesk, você não precisa enfrentar isso sozinho. Nosso gerente consultivo identifica as necessidades exclusivas da sua empresa e indica as soluções ideais para otimizar seus processos..

Mais de cinco mil empresas já confiam em nosso ITSM para crescer de forma sustentável e eficiente. Não perca mais tempo com ferramentas que não acompanham seu ritmo!

Solicite agora uma demonstração gratuita e descubra como o TOPdesk pode transformar sua gestão de serviços.