Fluxograma de processo: o que é e dicas para criar fluxos eficientes e claros

Para mapear e compreender as etapas que compõem um processo, o fluxograma de processo é a ferramenta certa. Muitas empresas e setores o utilizam para transformar fluxos de trabalho complexos em representações claras e organizadas.

Com seu formato de diagrama, é possível visualizar facilmente a interação entre atividades, decisões, resultados e demais relações entre as pessoas envolvidas e os processos em si. Assim, a gestão e análise processual são muito mais eficazes.

Neste artigo, vamos explorar alguns pontos referentes a fluxogramas de processo, suas vantagens e as melhores ferramentas para implementá-los em sua organização.

O que é um Fluxograma de Processo?

Um fluxograma de processo representa visualmente as etapas sequenciais de um processo, proporcionando uma compreensão clara de seu fluxo e estrutura. Isso melhora a eficiência operacional ao organizar as atividades, reduzir erros, eliminar redundâncias e garantir que todas as etapas corram devidamente nos trilhos.

Para que serve um fluxograma de processos?

Um fluxograma de processo serve para mapear e padronizar fluxos de trabalho, tornando-os mais compreensíveis para os colaboradores. Ele auxilia na identificação de gargalos, na otimização de recursos e na melhoria da comunicação entre as equipes.

Além disso, facilita a capacitação de novos integrantes do time, pois fornece uma visão estruturada das operações e procedimentos e permite que a equipe compreenda rapidamente como as atividades devem ser executadas.

Quais são os tipos de Fluxogramas de Processo e suas aplicações?

Processos Simples

Os fluxogramas de processos simples são utilizados para representar processos lineares e diretos, sem muitas ramificações ou interações complexas. São ideais para tarefas rotineiras e bem definidas, como:

• Solicitação de férias.
• Registro de entrada de estoque.
• Pagamento de contas.

Processos Funcionais

Muito úteis para visualizar a maneira como as atividades fluem entre diferentes áreas, os fluxogramas de processos funcionais (ou apenas fluxogramas interfuncionais) representam procedimentos que envolvem diferentes setores ou equipes dentro de uma organização. Por exemplo:

• Contratação de um novo funcionário: envolve RH para análise de currículos, gestores para entrevistas e finanças para ajuste de salários.
• Aprovação de projetos: requer participação do marketing para análise de viabilidade, do financeiro para aprovação orçamentária e da gestão para a implementação.
• Desenvolvimento de produto: engloba equipes de P&D, produção, marketing e vendas.
• Lançamento de produto: colaboram no processo o marketing, a logística, o estoque (alterando as curvas A, B e C, mesmo que apenas durante o lançamento) e o comercial.

São exemplos que ajudam a ratificar a diferença entre processos simples e aqueles que exigem colaboração entre diferentes funções.

Quais são as vantagens de usar fluxogramas de processo?

Estamos falando de um recurso visual poderoso para mapear, analisar e melhorar o rendimento do trabalho na empresa. Os fluxogramas de processo oferecem uma série de vantagens.

Separamos algumas a seguir.

Clareza e Visibilidade

Os fluxogramas oferecem uma visão clara do processo, o que facilita a compreensão de como as etapas se relacionam. Assim, são uma boa ajuda na transformação de processos complexos em representações simples para que qualquer pessoa — independentemente de sua experiência — compreenda rapidamente as etapas envolvidas.

Melhoria da Comunicação

Ao apresentar processos de maneira visual, os fluxogramas melhoram a comunicação entre pessoas e departamentos. Eles reduzem mal-entendidos e garantem que todos os do processo compartilhem a mesma compreensão.

Isso é um estímulo direto na colaboração que, por sua vez, evita muito retrabalho. Em outras palavras, a eficiência dos times melhora.

Identificação de Ineficiências

A visualização das etapas e decisões de um processo facilita a identificação de gargalos, redundâncias ou áreas de ineficiência. Com isso, é possível agilizar o processo eliminando etapas desnecessárias ou encontrando soluções para problemas que possam estar retardando o fluxo.

Documentação e Padronização

Fluxogramas ajudam a documentar processos segundo um padrão pré definido. Isso é essencial para garantir a consistência das atividades. Tais documentos podem servir como um guia para treinar novos colaboradores e como base para que os demais também sigam as práticas corretamente.

Facilitação da Análise de Processos

Quando é necessário analisar e melhorar um processo, tudo começa pelo fluxograma. Ele proporciona uma análise detalhada e mostra claramente onde aprimorar processos.

Profissionais de gerenciamento e melhoria de processos usam fluxogramas para entender, em detalhes, como o trabalho está fluindo — para, então, implementar mudanças eficazes.

Como criar um Fluxograma de Processo passo a passo

Para criar um fluxograma de processo, você precisa ser minucioso. Senão, ele não será eficiente no que se propõe a resolver (agilizar processos) e tudo terá sido uma perda de tempo. O fluxograma pode ficar confuso e ir na contramão da agilidade.

Então, confira o passo a passo a seguir.

Passo 1: definir o objetivo do fluxograma

Comece definindo o propósito do fluxograma. Pergunte-se:

• Qual processo você quer documentar?
• Qual é o objetivo desse fluxograma? (entender, otimizar, ensinar, etc.)

Passo 2: identificar as etapas do processo

Liste todas as etapas envolvidas no processo. Pergunte-se:

• Quais ações ou decisões fazem parte do processo?
• Quem está envolvido em cada etapa?

Passo 3: definir os símbolos do fluxograma

Utilize os símbolos padrão para fluxogramas, como:

• Oval (Início/Final): Marca o começo e o fim do processo.
• Retângulo (Processo): Representa uma ação ou tarefa a ser realizada.
• Losango (Decisão): Indica um ponto de decisão, onde o processo pode seguir diferentes caminhos.
• Setas: Mostram a direção do fluxo de atividades.

Passo 4: organizar as etapas

Organize as etapas na ordem correta. Use as setas para conectar as etapas, garantindo que o fluxo do processo seja claro e lógico.

Passo 5: adicionar detalhes

Inclua detalhes que ajudem a entender o processo, como:

• Quem é responsável por cada etapa.
• Quais informações ou recursos são necessários para cada ação.
• Como as decisões afetam o caminho a ser seguido.

Passo 6: revisar o fluxograma

Revise o fluxograma para garantir que ele esteja claro e completo. Verifique se todas as etapas estão incluídas e se o fluxo está correto.

Passo 7: testar o fluxograma

Se possível, peça a alguém que não esteja familiarizado com o processo para analisar o fluxograma e explicar o que ele entendeu. Isso ajuda a identificar pontos confusos.

Passo 8: ajustar e finalizar

Após a revisão, ajuste o fluxograma conforme necessário, certificando-se de que ele esteja visualmente organizado e fácil de entender.

Passo 9: compartilhar e atualizar

Compartilhe o fluxograma com as partes interessadas e atualize-o conforme o processo evolui ou mudanças ocorram.

Em que situação um Fluxograma de Processo não é indicado?

Embora os fluxogramas sejam ferramentas poderosas para representar e otimizar processos, há algumas situações onde eles podem não ser a melhor escolha. Aqui estão algumas delas:

Processos extremamente simples

Se o processo é simples e direto, um fluxograma pode acabar sendo desnecessário. É o caso de processos que envolvem apenas uma ou duas etapas (como o preenchimento de um formulário ou o envio de um e-mail simples). É melhor expressar esses processos com instruções escritas e dispensar o fluxograma.

Processos altamente imprevisíveis

Fluxogramas também não acrescentam em processos que são altamente imprevisíveis ou que envolvem muitas variáveis externas. Para atividades assim, com alto grau de imprevisibilidade (como emergências ou crises), usar um fluxograma pode criar uma falsa sensação de controle — e isso vai custar caro nesses momentos delicados.

Processos em constante mudança

Se um processo ainda é muito volátil ou tem a natureza de receber alterações frequentemente, o fluxograma rapidamente vai se tornar obsoleto. Fluxogramas são ótimos para documentar processos estabilizados.

Em ambientes dinâmicos, onde os fluxos mudam frequentemente, é mais eficiente adotar métodos ágeis ou outras formas de representação de processos, como listas de verificação ou diagramas mais flexíveis.

Ferramentas e softwares para criar Fluxogramas de Processo

A parte prática e executiva da criação de um fluxograma é relativamente simples graças à tecnologia. O mercado conta com várias ferramentas especializadas, como as que destacamos a seguir.

Lucidchart

O Lucidchart oferece uma interface bastante intuitiva baseada na web, com uma ampla gama de modelos e formas personalizáveis. Permite construção e colaboração conjunta de fluxogramas em tempo real e, portanto, é ideal para equipes.

A versão gratuita oferece recursos limitados, mas as versões pagas incluem funcionalidades avançadas, como integração com outras ferramentas Google Drive, Microsoft Office e outras ferramentas.

Microsoft Visio

Sendo uma das ferramentas mais tradicionais e poderosas para criação de fluxogramas, o Visio oferece uma extensa biblioteca de formas e ícones, além de recursos avançados de personalização.

Ele é ideal para empresas que já utilizam o pacote Office, pois se integra facilmente com outras ferramentas como Word e Excel. É uma ferramenta paga, mas também bastante robusta para criar fluxogramas detalhados e complexos.

Miro

O Miro é uma das plataformas colaborativas mais populares. Ele é excelente para criação de fluxogramas, mas também oferece outras funcionalidades para brainstorming, mapas mentais e planejamento visual.

Com uma interface drag-and-drop e recursos colaborativos, o Miro é ideal para grupos de trabalho que precisam criar fluxogramas de maneira dinâmica e interativa.

Canva

Canva? Pois é. Apesar de sua popularidade no design, o Canva também possui modelos de fluxogramas. É, portanto, uma excelente opção para quem busca simplicidade e agilidade na criação.

Embora não tenha a mesma profundidade de recursos que ferramentas mais especializadas, ele atende bem à maioria das necessidades de fluxogramas simples e médios.

Draw.io

O Draw.io (agora hospedado em diagrams.net) é uma ferramenta gratuita e de código aberto para a criação de fluxogramas. Também oferece uma interface simples e intuitiva e, por ser gratuito, é uma excelente opção para pequenas empresas ou indivíduos que precisam de uma solução econômica.

De modo geral, a escolha da ferramenta ideal depende das necessidades demandadas em cada processo, mas essas citadas oferecem uma boa variedade de recursos.

Como mapear processos de TI com o TOPdesk?

Nossa solução é essencial para mapeamento, aprimoramento e automação de seus processos de TI. O TOPdesk auxilia equipes a visualizar os processos de trabalho, detectar obstáculos e aplicar aprimoramentos de forma eficaz.

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