Organização de departamentos: entenda a importância

Manter os processos de trabalho organizados é fundamental para garantir a produtividade e eficiência de uma empresa. Falar disso na teoria é fácil, pois é na prática, no dia a dia que os desafios da organização de departamentos se impõem.

Em muitos casos, os colaboradores até querem uma atuação mais precisa, mas não conseguem, pois a companhia utiliza sistemas de trabalho inadequados, que não se integram, instáveis e pouco seguros. Neste artigo, vamos entender os problemas relacionados a essa prática e o principal: como reverter essa situação tão complicada.

Prejuízos causados pela falta de organização de departamentos

Por mais talentosa que uma pessoa seja, a desorganização será a sua ruína. Quando os prazos se impõem e as entregas atrasam, apenas talento não basta. O mesmo cenário ocorre com as empresas, mas em uma escala muito maior.

1. Queda da qualidade do serviço

A qualidade daquilo que é oferecido, seja um produto ou serviço, é uma das principais características usadas pelo departamento de marketing para defender as vendas.

Contudo, quando existe ineficiência dentro da empresa, é muito difícil atingir esse nível de qualidade tão almejado nas reuniões de planejamento.

2. Funcionários infelizes

Ao contrário do que se possa pensar inicialmente, a desorganização não torna a vida dos colaboradores mais fácil, e nem é usada como ferramenta para procrastinação.

Imagine um time de TI que lida com vários incidentes ao mesmo tempo, sem conseguir categorizá-los e nem os resolver em um tempo adequado. Essas pessoas trabalham tão estressadas quanto aqueles que estão nervosos por não terem suporte técnico adequado.

Não por acaso, o setor de TI é um dos que mais têm bibliotecas de boas práticas incentivando a organização de seus processos de trabalho.

Em alguns casos, mesmo com boa remuneração, essas pessoas se cansam da falta de capacidade de gerenciamento de processos e resolvem buscar oportunidades em outras companhias.

3. Falha na análise de dados

“Analisar os números da empresa” sempre foi uma necessidade importante de qualquer negócio. Hoje, a análise de dados é capaz de não só ajudar a empresa a resolver desafios, mas de prevê-los com uma velocidade impressionante.

Para isso, o negócio precisa usar um sistema eficiente para o gerenciamento de suas mais diversas tarefas, como as soluções oferecidas pelo TOPdesk.

4. Prejuízos financeiros

Toda essa falha administrativa causa prejuízos. Em muitos casos, a companhia está dentro de um mercado que vive um bom momento, mas, mesmo assim, a empresa vê que seus números não atingem o melhor resultado possível.

É provável que o negócio esteja se sabotando, gastando mais com processos do que deveria ou tendo dificuldades para efetuar trabalhos que precisariam ser simplificados, como o atendimento de incidentes pelo TI.

Tudo isso causa o prejuízo de um departamento específico e, caso seja algo generalizado na cultura da empresa, prejudica seriamente os números do empreendimento.

Existem algumas etapas que devem ser seguidas na gestão de problemas. Ignorá-las tornará esse processo muito mais difícil e pode fazer com que os problemas não sejam devidamente identificados.

5. Prejudica a capacidade de investimento do negócio

Para tentar reverter os números ruins ou alcançar os concorrentes, a empresa pode acreditar que seu problema é falta de investimento. De fato, esse cenário descrito neste artigo revela uma companhia que precisa, com urgência, investir em tecnologia.

No entanto, a desorganização dos departamentos não permite entender qual setor necessita de mais investimento para reverter esse cenário ruim.

Por exemplo: se a desorganização dos departamentos leva a prejuízos financeiros, a empresa pode acreditar que precisa aumentar as vendas — o que não é, necessariamente, verdade.

A capacidade de investimento da empresa vai se perdendo com o tempo, na mesma velocidade que a credibilidade dos gestores, pois nenhum acionista vai insistir em injetar capital na marca sem nenhuma justificativa sólida.

Como melhorar a organização dos departamentos da empresa?

Os escritórios já não são como os de antigamente, com máquinas barulhentas, pessoas fumando um cigarro atrás do outro e os setores divididos por paredes que fazem com que cada um pareça uma empresa independente.

Neste momento, as companhias prezam por valores como a transparência e a agilidade. Por isso, modernizar os processos de trabalho, usando soluções de tecnologia é a melhor resposta.

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Como TOPdesk te ajuda?

O TOPdesk, por exemplo, consegue integrar uma série de sistemas específicos. Isso faz com que o trabalho de um departamento, como o de vendas, gere dados valiosos para outro setor, como o marketing. O TI consegue ter acesso aos incidentes, identificando suas causas e resolvendo os problemas.

Ademais, por meio do portal de autoatendimento, o solicitante consegue ter acesso a um sistema de suporte que o ajuda a sanar dúvidas e resolver seus problemas em muito menos tempo — o sonho de todo colaborador de TI.

O TOPdesk consegue se integrar com 90 softwares e esse número pode aumentar indefinidamente, graças à nossa API. É por isso que milhares de empresas, em mais de 25 países, escolheram o TOPdesk para melhorar a organização dos departamentos que formam o negócio.

Além disso, a implementação do TOPdesk é simples, pois nossas soluções se adaptam à sua empresa, fazendo com que o dia a dia dos funcionários não seja impactado negativamente.

Como vimos neste artigo, melhorar a organização dos departamentos é algo que deve ser alcançado por todas as empresas, principalmente em cenários como o que vivemos atualmente, com mudanças externas tão intensas.

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