PMO: entenda porque esse processo é fundamental no TI

Um levantamento feito pela IBM mostra que 78% dos gestores brasileiros pretendem investir em TI neste ano. Um dos destinos desses investimentos é o aperfeiçoamento da gestão de chamados. Por isso, é inevitável que falemos sobre Project Management Office (PMO).

Aliás, no dia 9 de maio se comemora o Dia Internacional do Escritório de Projetos, uma data muito importante para a divulgação do PMO e dos ganhos que essa estratégia traz para as empresas que decidem implementá-la. Sendo assim, decidimos explicar como o PMO ajuda a melhorar o sucesso dos investimentos em TI — e como ele tem contribuído para a satisfação de dezenas de clientes da TOPdesk.

O que é PMO?

O Project Management Office (PMO) pode ser traduzido como “Escritório de Projetos”. Trata-se de uma área dentro da empresa que atua para gerenciar e padronizar os processos dos projetos. Isso é importante para que, entre outras coisas, o investimento que a empresa está fazendo em TI atenda às suas expectativas.

É muito comum que os negócios tenham pressa em digitalizar processos, contratando o maior número de sistemas e ferramentas possíveis. Mas, quando esse investimento não tem um critério bem-definido, ele terá dificuldades em ajudar a companhia nessa missão de se tornar mais eficiente.

O PMO tem como foco o usuário. É claro que a tecnologia é algo fantástico, com potencial para melhorar a experiência das pessoas, mas isso só ocorre quando as pessoas se adaptam à tecnologia.

Por isso, durante a implementação e no decorrer da execução do projeto, a TOPdesk foca em nove princípios do PMO que visam ajudar os usuários a terem a melhor experiência de uso possível:

1. Foco nas pessoas;
2. Geração de valor com foco no cliente;
3. Adaptação às mudanças o mais rápido possível;
4. Transparência em todos os níveis;
5. Inspeção frequente;
6. Fluxo contínuo de entregas;
7. Redução do desperdício, priorizando o que é mais importante;
8. Antecipação do retorno de investimento com ciclos iterativos e incrementais;
9. Busca da perfeição por meio da melhoria contínua.

Como o PMO tem ajudado os clientes da TOPdesk?

A TOPdesk alia uma série de estratégias para fazer com que o seu PMO seja o mais adequado aos clientes. A soma de um Kick-off bem-planejado, com o Design Think e uma análise SWOT focada na experiência das pessoas que estarão nas duas pontas do atendimento garante uma satisfação dos clientes que está surpreendendo o time de PMO da TOPdesk.

Lucas Lima atua como Host de PMO e Agile Coach na TOPdesk Brasil e explica como esse planejamento tem ajudado os clientes da empresa. "Eu entendo que o PMO tem diversos benefícios nos quesitos estratégicos, táticos e operacionais. Nos estratégicos há agregação de valor à empresa, pois a gente consegue entregar uma série de vantagens, como qualidade na realização dos projetos, acesso à informação desses projetos e uma melhora na tomada de decisões relacionadas a eles.”

Lima comenta, ainda, que na questão tática, existe a padronização de boas-práticas relacionadas aos processos, oferecendo a oportunidade de entender o funcionamento desses processos, por meio do acesso às informações e feedbacks. “Os feedbacks são coletados em reuniões que podem ser quinzenais ou mensais. Tudo isso durante a implementação da solução TOPdesk contratada", conta.

O profissional argumenta que o PMO traz uma melhora significativa à capacidade da tecnologia contratada de gerar resultados à empresa, atendendo às expectativas desses contratantes. Para ele, uma das principais vantagens do PMO aplicado às rotinas dos clientes TOPdesk é que ele dá ao cliente mais independência na geração de dados internos.

Ganhos que o PMO proporciona

“Tudo isso melhora o nível operacional do projeto, dando ao cliente mais autonomia para informar o sistema sobre os dados relacionados aos processos, uma vez que ninguém conhece melhor os processos internos da empresa do que a própria empresa”, opina.

A análise SWOT executada pelo time da TOPdesk ajuda na transição dos clientes, que podem estar usando outras ferramentas. Isso reduz drasticamente a incidência de eventuais problemas de adaptação, por exemplo. Essa análise mostra como as soluções TOPdesk estão sendo recebidas pelos operadores e pelos usuários. Assim, é possível fazer ajustes que garantirão a eficiência do projeto.

Isso vai na contramão de outras empresas, cujo objetivo é fazer com que operadores e usuários sejam forçados a se adaptar à nova solução, ignorando a experiência de uso dessas pessoas.

Quais as demais vantagens do PMO?

O PMO garante que o investimento da empresa em TI está sendo feito de forma correta, pois entende que a tecnologia precisa ser adaptada aos processos que serão desempenhados pelos usuários desse sistema. Por meio de um Plano de Ações que considera essa adaptabilidade, a TOPdesk consegue alinhar as expectativas dos clientes com as soluções adequadas.

A mesma tecnologia pode ser usada para atingir resultados diferentes, em processos parecidos. Por isso, a sua implementação precisa ser planejada considerando a individualidade de cada projeto. Essa implementação reduz os riscos envolvidos nessa operação e, por consequência, os custos que poderiam ser gerados por falhas.

O acompanhamento constante e a participação ativa da empresa contratante fazem com que os processos gerem dados confiáveis, que conseguem ajudar na tomada de decisões e ainda dão pistas de novas possibilidades de alterações no uso da ferramenta.

Por fim, tudo isso cria um cenário em que a comunicação entre a empresa e a TOPdesk se torna muito mais clara e eficiente, melhorando a nossa capacidade de oferecer o melhor suporte e experiência aos nossos clientes.

O PMO fortalece seu investimento

Investir em tecnologia gera apreensão aos times de compras das empresas. Mas, como em qualquer outro investimento, quanto mais informações temos a respeito menores são os riscos.

Ao investir em um processo de PMO eficiente, a TOPdesk tem conseguido uma margem de aprovação dos clientes que superou às expectativas iniciais do time de PMO. Mais do que isso, temos conseguido fazer com que as nossas soluções ajudem as empresas a serem mais eficazes, gerenciando melhor seus chamados, incidentes e demais informações — e esse é o objetivo!

Se você quer entender como as nossas soluções podem transformar a gestão dos seus processos de TI, faça como milhares de empresas em todo o mundo e converse com um dos nossos consultores! Solicite um ambiente de teste gratuito, experimente o TOPdesk por conta própria e veja como o TOPdesk pode guiar sua empresa para a excelência de serviços.

Teste a solução TOPdesk gratuitamente por 30 dias!