Renovação de matrícula: conheça os benefícios da TI no setor educacional

A tecnologia é um importante recurso para dinamizar o processo de ensino e aprendizagem, mas também funciona muito bem para manter a qualidade da gestão da instituição de ensino. Novas mídias e softwares contribuem significativamente para o aperfeiçoamento das estratégias na escola, sobretudo no que diz respeito
à renovação de matrícula.

Um sistema de gerenciamento robusto, por exemplo, auxilia os diretores e coordenadores a agilizar os processos do dia a dia, além de manter uma comunicação mais clara, direta e global com a comunidade escolar.

Como a tecnologia beneficia os processos gerenciais da instituição escolar?

Softwares e demais programas digitais possibilitam que os gestores escolares lidem melhor com as demandas diárias, uma vez que a rotina costuma ser cheia de tarefas e atividades que exigem acompanhamento contínuo. Essa é uma maneira de otimizar as tarefas e apoiar os diretores na tomada de decisão.

Com isso, os agentes escolares conseguem ter mais tempo para se dedicar à melhoria de processos e, consequentemente, de aperfeiçoar o processo de aprendizagem. Além da parte administrativa, um sistema de gestão baseado em tecnologia robusta ainda possibilita o aumento na captação de alunos e maior controle.

Ao utilizar um software, a secretaria pode acompanhar a quantidade de estudantes, turmas e matrículas, ao mesmo tempo em que realiza a gestão de vagas e disponibilidade. Por isso, a tecnologia é considerada uma grande aliada da instituição de ensino, tanto por otimizar o trabalho dos gestores quanto para reduzir a quantidade de tarefas burocráticas.

Uma das atividades mais complexas para os diretores e coordenadores atualmente é saber como captar mais estudantes para a escola. Um sistema de gestão, por exemplo, permite que o processo seja estruturado, tendo como base dados concretos e a realidade da própria comunidade de ensino.

Com as informações organizadas em um só lugar, os gestores têm mais facilidade para emitir contratos, enviar documentos, cadastrar novos alunos, entre outras tarefas que podem ser automatizadas. Não há dúvidas dos benefícios que a tecnologia e seus diferentes recursos promove para a secretaria, os colaboradores e estudantes da instituição de ensino, não é mesmo?

Quais são as principais tecnologias implementadas nas escolas?

Há uma série de recursos tecnológicos que auxiliam a dinamizar a rotina e a armazenar dados e informações escolares de maneira eficiente e segura. Com isso, a gestão pode aumentar a eficácia e também a produtividade em seus processos, facilitando como um todo o acompanhamento de avaliações, o gerenciamento das finanças, a emissão de boletos, a renovação de matrículas, entre outras ações.

Com a implementação de ferramentas tecnológicas, portanto, é possível automatizar as atividade gerenciais. Mesmo as tarefas que ainda exigem um colaborador para serem executadas podem ser otimizadas e aceleradas. Outro ponto positivo é que os dados gerados auxiliam os diretores a entenderem os desafios e o que precisa ser melhorado, contribuindo diretamente para a melhora da tomada de decisão.

A seguir, veja quais são as principais tecnologias que oferecem facilidades e mais praticidade para a gestão escolar.

Ferramenta de comunicação

Da mesma forma, existem diversas ferramentas de comunicação que facilitam a troca de ideias entre a gestão e a comunidade de ensino, como alunos, pais e responsáveis. As redes sociais, por exemplo, incentivam o desenvolvimento de atividades e podem ser utilizadas como extensão para trabalhar conteúdos abordados em sala de aula.
Alguns aplicativos de comunicação, como Telegram e WhatsApp, também ajudam a aproximar os gestores das famílias e dos estudantes. Com isso, há a consequente simplificação do diálogo e do envio de recados e comunicados importantes. Sem dúvidas, as ferramentas de comunicação são extremamente úteis para fortalecer o vínculo com a comunidade escolar.

Portal de autoatendimento

O portal de autoatendimento também é uma tecnologia bastante empregada hoje nas instituições de ensino. As soluções robotizadas oferecidas por um portal de autoatendimento surgem como uma saída inteligente, uma vez que otimiza os processos e poupa recursos. Os alunos podem ter acesso facilitado à notas, frequências, faltas, calendário, atualização de dados cadastrais, entre outras informações.
Além de tudo, o portal de autoatendimento gera maior satisfação entre os estudantes e seus familiares. Isso porque a escola acaba prestando um serviço de qualidade ao sanar dúvidas rapidamente e de forma automática, evitando o desgaste no relacionamento e na demora em atender as demandas da comunidade de ensino.

Ferramentas de gestão

As ferramentas de gestão simplificam e facilitam a organização, tanto dentro quanto fora da sala de aula. Os professores, por exemplo, gastam menos tempo para realizar tarefas rotineiras e burocráticas, como planos de aula, recebimento de atividades, correção de avaliações, entre outros.
Tais ferramentas voltadas para o gerenciamento também contam com recursos voltados especificamente para a gestão financeira da instituição de ensino. Assim, a secretaria pode ter um maior controle sobre o orçamento, renovação de matrículas, recebimento de mensalidades e pagamento de fornecedores, evitando sobremaneira a inadimplência.

Ferramentas de TI no setor educacional

Não há dúvidas de como a tecnologia ajuda os gestores a manterem o equilíbrio e o pleno funcionamento dos processos na escola. Para aperfeiçoar ainda mais o ambiente educativo, sobretudo no atual período de ensino híbrido, é fundamental adotar um software completo, como a solução de ITSM e ESM da TOPdesk.
A ferramenta de ITSM oferece os mais modernos recursos e as melhores práticas, ajudando os gestores escolares a tornarem o fornecimento de serviços, como a renovação de matrícula, mais inteligente e eficiente.

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