Como se preparar para migração de uma solução de ITSM

Quando sua organização está no processo de avaliação de ferramentas e propostas para migração de uma solução ITSM, é essencial adotar uma abordagem estratégica. Isso porque, a migração de sistemas é um empreendimento significativo que requer um planejamento cuidadoso para garantir uma transição suave e eficiente.

Pensando em te ajudar nesse momento, elencamos os principais passos para se preparar adequadamente para essa jornada de migração. Boa leitura!

Sumário

• Por que migrar para o ITSM?
• ITSM: Passos cruciais para uma transição bem-sucedida
• ITSM TOPdesk
• Implementação do TOPdesk

Por que migrar para o ITSM?

Atualmente, é quase impensável uma empresa não possuir um Service Desk bem-estruturado. Com tantas tecnologias em voga e, principalmente, a questão da cibersegurança tão em voga, ter uma equipe preparada para entender as necessidades da companhia em tecnologia é questão de competitividade.

Basicamente, o Service Desk faz o gerenciamento do apoio operacional aos usuários de um sistema, registrando as interações para controlar as tarefas e monitorar os incidentes da empresa.

Pode-se dizer que o Service Desk é um nível superior de atendimento ao Help Desk, que trata das demandas mais simples das pessoas, como configuração de computadores, impressoras, aplicativos, orientação para usar programas etc. Já o ITSM da TOPdesk é a evolução do service desk!

ITSM: Passos cruciais para uma transição bem-sucedida

A preparação para a migração de uma solução de ITSM é uma etapa que requer análise cuidadosa, planejamento e comunicação eficaz com todas as partes envolvidas. A incorporação de novas tecnologias pode trazer uma série de vantagens para a saúde operacional de sua empresa. Entretanto, antes de implantar um sistema de service desk ou considerar uma mudança de provedor, é fundamental que a organização possua uma visão clara de suas necessidades.

Isso implica em uma transformação cultural e no aprimoramento das habilidades dos colaboradores, uma vez que a ferramenta será responsável pela criação de processos e chamados. Para alcançar o próximo nível, e evoluir o Service Desk para uma solução ITSM, listamos alguns pontos importantes!

1. Envolva sua equipe

Para que exista adesão e comprometimento, é importante que todos os envolvidos no processo façam parte da mudança. Dessa forma, você terá conhecimento dos principais gargalos operacionais, necessidades reais da sua empresa e, claro, a visão prática de quem está diariamente envolvido no setor.

Comunique de forma proativa a intenção de migrar para uma nova solução de ITSM para todos os usuários relevantes. Explique os benefícios da migração e como ela impactará positivamente seus processos de trabalho. Ofereça sessões de treinamento e workshops para garantir que os usuários estejam preparados e confortáveis com a transição.

2. Tenha objetivos claros

Como falamos, o ITSM é uma forma de usar o setor de tecnologia estrategicamente. Muito mais do que resolver problemas, esse grupo de profissionais capacitados possui conhecimento e habilidades que podem contribuir para a empresa evoluir.

Todavia, para que isso aconteça, é importante que a organização saiba onde quer chegar e quais metas está buscando. Com isso, o ITSM poderá ser explorado de forma muito mais satisfatória.

Desta maneira, realize um levantamento minucioso das informações relacionadas ao seu atual sistema de ITSM. Isso inclui detalhes sobre o catálogo de serviços, processos de negócios, fluxos de trabalho e dados relevantes. Ter uma compreensão completa dos elementos do sistema atual facilitará a migração eficiente de dados para a nova solução.

3. Gerencie o tempo

Considere o tempo necessário entre a aprovação da proposta e a assinatura do contrato. Além disso, defina claramente os marcos do projeto, como o planejamento, a implementação e a conclusão. Uma alocação adequada de tempo é crucial para evitar pressa e garantir a qualidade em cada etapa do processo.

Elabore um plano de projeto detalhado que aborde todas as fases da migração, desde a configuração inicial até a transição completa. Defina as tarefas específicas, responsabilidades das partes interessadas e prazos para garantir que o processo seja conduzido de maneira organizada e eficaz.

Para facilitar esta etapa, contar com uma consultoria especializada em TI pode ser determinante. Isso porque, junto à consultoria, será possível determinar o que, de fato, é necessário para a sua organização – o que nos leva ao próximo item.

4. Busque uma consultoria especializada

Nenhum caminho se constrói sozinho e nenhuma pessoa é uma ilha. Como estamos falando de uma solução estratégica e, na maioria dos casos, demanda inovação, buscar o serviço especializado é fundamental. Por meio da consultoria, um especialista ajudará a entender o seu fluxo de tarefas, oportunidades de melhoria, pontos estratégicos e como implementar o ITSM da melhor maneira.

TSM TOPdesk

O software de ITSM da TOPdesk possibilita que você acompanhe as suas métricas facilmente e conta com diversos benefícios. Por meio dele, você consegue ter uma visão macro e unificada em campos como:

• Gestão de Mudanças;
• Gestão de Ativos;
• Gestão de Problemas;
• Gestão de Recursos;
• Gestão de Incidentes;
• Gestão de Conhecimento.

Além disso, disponibiliza um Portal de Autoatendimento, para solução de demandas pontuais e mais simples, que funcionam como um filtro, garantindo que a equipe de TI receba somente os incidentes mais importantes. Isso e evita sobrecarga da equipe, deixando-os com mais tempo para focar tarefas mais relacionadas com as estratégias de negócio.

Outro ponto positivo é o dashboard de relatórios e KPIs, com métricas em tempo real para ajudar você a agir imediatamente, enquanto as análises avançadas ajudam a identificar problemas em potencial e trabalhar de forma proativa.

Por fim, sabemos como algumas ferramentas são essenciais para seu negócio. Por isso, nosso software tem mais de 90 integrações. Com isso, você pode levar assistentes virtuais, soluções de Business Intelligence, varreduras de rede e dados pessoais para o TOPdesk.

Implementação do TOPdesk

O processo de implementação da TOPdesk vem com o auxílio do time de consultoria especializado que te deixa totalmente apto a utilizar todas as funcionalidades disponíveis para sua necessidade.

Além disso, preparamos um vídeo com um dos nossos consultores técnicos a fim de responder das dúvidas mais comuns que podem surgir. Confira aqui!

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