Como escolher e implementar um software de gestão de projetos

Toda empresa precisa ter uma boa produtividade. É fundamental para o sucesso dos projetos. E no nosso mundo contemporâneo, este requisito é atendido pela tecnologia por meio de software de gestão de projetos, uma ferramenta que ajuda a organizar, planejar e monitorar tarefas, prazos, recursos e o andamento de projetos como um todo.

Esta ferramenta pode trazer resultados significativos. Segundo a Foundr, uma empresa global de mídia e educação para empreendedores, organizações que utilizam uma ferramenta de gestão de projetos chegam a ver um aumento de até 20% no ROI. São várias as razões que levam a isso.

Uma delas é que os softwares de gestão de projetos possibilitam gerir melhor o orçamento (em outras palavras, a alocação de recursos). Consequentemente, a redução de custos é um desdobramento natural, chegando a até 15%.

Além disso, as ferramentas integradas ao software proporcionam uma visão holística do projeto, permitindo que você analise dados em tempo real e identifique problemas. Neste artigo, vamos explorar em detalhes o que é um software de gestão de projetos, mergulhar em seus benefícios e apontar os critérios que você deve considerar durante a escolha. Você também vai conhecer os passos para implementar o software e como superar desafios comuns.

O que é um software de gestão de projetos?

Um software de gestão de projetos é uma ferramenta digital que auxilia na organização e execução de projetos. É por meio dele que as suas equipes gerenciam tarefas, prazos e recursos de forma centralizada.

Os recursos comuns desses softwares incluem planejamento de cronogramas, de orçamento, análise de riscos, alocação de recursos e integração com ferramentas externas — como e-mails, compartilhamento de arquivos, chat corporativo etc. Uma forma sucinta de apontar o efeito da implementação de um software de gestão de projetos é ressaltar a facilitação do fluxo de trabalho e da comunicação que ele proporciona.

Ao contratar uma ferramenta para o gerenciamento dos seus projetos, você terá um aliado para as seguintes demandas:

• Planejamento e alocação de recursos: o software permite definir o escopo do projeto, alocar recursos humanos e materiais, e planejar o fluxo de trabalho.
• Definição e acompanhamento do fluxo de trabalho: a ferramenta possui a funcionalidade de criação de cronogramas e de monitorar o progresso das tarefas.
• Monitoramento do portfólio de projetos: a gestão simultânea de múltiplos projetos deixará de ser um caos para você monitorar. Com um software de gestão de projetos você ganha uma visão geral de todos os que estiverem em andamento.
• Apontamento de horas e controle de prazos: ajuda a monitorar o tempo gasto em tarefas, não só para definição de custos diretos e indiretos, mas para garantir que os prazos sejam cumpridos.
• Gerenciamento de custos e orçamentos: falando em custos, com uma ferramenta de gestão de projetos você conseguirá controlar os gastos e manter o projeto dentro do orçamento planejado.

Quais são os benefícios de contratar um software de gestão de projetos?

Ao contratar um software de gestão de projetos, você usufrui de amplos benefícios, que são resultados da execução das demandas que citamos acima. O resultado é a melhora do funcionamento da sua empresa como um todo, pois os projetos são o que mantém uma organização em movimento..

Então, separamos abaixo uma visão geral dos benefícios que a ferramenta proporciona.

Melhoria na Organização e Planejamento

Um dos maiores benefícios é proporcionar fluxograma de processos de maneira eficaz. Esses softwares centralizam todas as informações do projeto em um único local, o que ajuda a evitar gargalos e atrasos e promove uma execução mais eficiente.

Aumento da Produtividade

O uso de um software automatiza tarefas repetitivas, como o envio de lembretes ou a geração de relatórios, permitindo que as equipes se concentrem em atividades estratégicas. Além disso, ele fornece uma visão clara do progresso do projeto, ajudando os gestores a identificarem rapidamente áreas que precisam de atenção.

Colaboração Facilitada

Esses softwares promovem uma comunicação mais eficiente entre os membros da equipe, especialmente em ambientes remotos ou com equipes distribuídas. Com ferramentas integradas para compartilhamento de arquivos e atualizações em tempo real, todos os membros da equipe permanecem alinhados aos objetivos do projeto.

Gestão Eficiente de Tarefas

Com funcionalidades como criação de subtarefas e priorização, os softwares de gestão de projetos garantem que cada membro da equipe saiba exatamente o que precisa ser feito e quando. Isso reduz a confusão e aumenta as chances de entrega dentro do prazo.

Mitigação de Riscos

A identificação precoce de riscos é outro benefício importante. Esses softwares permitem monitorar métricas-chave e prever possíveis problemas antes que se tornem críticos. Essa abordagem proativa reduz impactos negativos e mantém os projetos dentro do cronograma e orçamento planejados.

Prevenção de “Scope Creep”

Scope Creep é a expansão gradual e descontrolada do escopo de um projeto e ocorre quando mudanças são feitas após sua inicialização, como a adição de entregáveis. A causa deste fenômeno é uma definição pobre do escopo ou a falta de um processo de gestão de mudanças. Ele pode gerar atrasos, custos adicionais e, inevitavelmente, redução da qualidade do projeto.

Para evitar o scope creep é essencial não somente ter uma definição clara do escopo, mas também contar com softwares de gestão de projetos e seus mecanismos que monitoram as mudanças de forma estruturada.

Relatórios e Análises Avançadas

Os sistemas de gestão geram relatórios detalhados sobre o desempenho do projeto, incluindo métricas como utilização de recursos, cumprimento de prazos e status geral. Isso te permite identificar áreas para melhoria e tomar decisões baseadas em dados concretos.

Satisfação do Cliente

Ao garantir entregas dentro do prazo e orçamento planejado (ou seja, realizando o oposto do scope creep), os softwares de gestão de projetos ajudam as empresas a atender ou superar as expectativas dos clientes. Isso resulta em maior fidelização e reputação positiva no mercado.

Quais são os critérios para escolher o software de gestão de projetos ideal?

A essa altura, você já entendeu que um software de gestão de projetos é fundamental para que sua empresa atinja as metas estabelecidas, já que não há como atingir qualquer objetivo sem um projeto por trás.

Então, veja o que considerar durante o processo de escolha do software ideal para sua empresa.

Usabilidade e interface intuitiva

A gestão de projetos em si é intangível. Um software que se propõe a ser uma ferramenta para esta gestão busca proporcionar uma solução para as demandas relacionadas à gestão de projetos (acompanhamento do fluxo de trabalho, tempo gasto nas tarefas, etc., que citamos no início do artigo).

Em outras palavras, o software existe para que o usuário consiga gerenciar os projetos de um modo ágil e funcional. É quando chegamos à questão da usabilidade.

O usuário deve entender o que está aparecendo em sua tela, simples assim. Se é Kanban ou Gantt, não importa. O objetivo é proporcionar o gerenciamento. Então, o primeiro critério que você precisa considerar é este: a usabilidade do software estimula a gestão dos projetos? A interface é intuitiva na disposição das informações?

Integração com outras ferramentas

O software deve ser capaz de se integrar com outras ferramentas que suas equipes já utilizam. Estamos falando de CRMs, ERPs, sistemas de e-mail etc. No início do artigo, falamos que essas integrações fazem parte do essencial dos softwares de gestão de projetos, lembra?

São essenciais pelo seguinte: as ferramentas digitais que sua empresa utiliza em processos internos vem de diversos fornecedores. Por exemplo:

• o armazenamento em nuvem vem da Microsoft (OneDrive);
• a comunicação empresarial vem da Salesforce (Slack);
• o monitoramento dos projetos vem da Atlassian (Jira);
• as reuniões usam o Zoom; e
• o monitoramento de tempo vem da Cake (Clockify).

Se o software de gestão de projetos não tiver tais integrações, não servirá à esta empresa que exemplificamos, pois não agregam aos processos delas.

Funcionalidades essenciais

As funcionalidades essenciais são as partes práticas do software que ajudam no planejamento e no monitoramento do projeto. Podemos destacar as seguintes.

Em gestão de tarefas:

• Criação e priorização de tarefas.
• Dependências de tarefas.
• Cronogramas e milestones.

Em gestão de recursos:

• Disponibilidade da equipe.
• Alocação de materiais (garantindo que a empresa tenha o necessário para concluir o projeto).

Em comunicação interna:

• Chat integrado.
• Menção a usuários com @.

São funcionalidades essenciais, mas que não se limitam às tais. Para garantir que a ferramenta atenda às necessidades da sua empresa, você precisa mapear as funcionalidades que precisa e conferir se o software as contempla.

Relatórios e análises

Um bom software de gestão de projetos deve oferecer dashboards personalizáveis que te permitam acompanhar o progresso do projeto em tempo real, além de relatórios detalhados para você avaliar métricas importantes.

Com esses dados, você conseguirá identificar áreas de melhoria no escopo e ajudar conforme necessário.

Passos para implementar o software gestão de projetos na sua empresa

Implementar um software de gestão de projetos requer planejamento cuidadoso e execução eficaz.

Planejamento da implementação

O planejamento prévio é fundamental. Isso inclui definir objetivos claros, avaliar as necessidades da equipe e estabelecer um cronograma para a implementação.

Avaliação das necessidades da equipe

Entender as necessidades específicas da equipe é crucial para escolher o software correto e garantir que ele seja bem utilizado.

Definição de objetivos

Definir objetivos claros para o uso do software ajuda a direcionar os esforços e medir o sucesso da implementação.

Treinamento e capacitação da equipe

Investir em treinamento é essencial para garantir que a equipe saiba usar o software corretamente.

Monitoramento e avaliação do desempenho

Monitorar o uso do software e avaliar seu impacto nos projetos é fundamental para identificar áreas de melhoria e ajustar a estratégia conforme necessário.

Quais são os desafios comuns e como superá-los?

A implementação de um software de gestão de projetos pode enfrentar vários desafios, dois dos quais são particularmente comuns: a resistência à mudança e as dificuldades na integração com sistemas existentes.

A resistência à mudança é um obstáculo natural quando se introduz uma nova ferramenta. Muitos funcionários podem sentir-se desconfortáveis com a ideia de aprender um novo sistema ou mudar suas rotinas estabelecidas.

Para superar essa resistência, é importante comunicar claramente os benefícios do software e envolver a equipe no processo de implementação. Implementar o software em fases também pode ajudar nessa questão da resistência, pois a equipe vai se adaptando gradualmente às novas funcionalidades.

Além disso, as dificuldades na integração com sistemas existentes também podem ser um desafio significativo. A compatibilidade com outras ferramentas que a equipe já utiliza é crucial para evitar interrupções nos fluxos de trabalho, como já mencionamos aqui. Portanto, vale ratificar a necessidade de avaliar a compatibilidade do software com os sistemas existentes antes da compra e planejar adequadamente a integração.

Dados os benefícios e melhorias que um software de gestão de projetos proporciona, assim como a complexidade que o envolve, implementá-lo é um grande desafio. Por isso, você precisa de um serviço de gestão de mudanças por trás dessa implementação.

No TOPdesk, o módulo Gestão de Mudanças facilita o planejamento de todo o fluxo da aplicação de uma mudança, seja ela simples (como a troca de um ativo inoperante) ou complexas (como a implementação de um software).

Além disso, o TOPdesk também oferece um software de gestão de projetos, com uma overview gráfica que te dá uma imagem clara de todas as etapas do projeto e do cronograma. Assim, você e seu time identificam rapidamente o que precisa ser feito. Faça um teste grátis por 30 dias e confira nossas funcionalidades.