Gestão de Ativos TOPdesk: 5 dicas para uma migração bem-sucedida

Já dissemos isso antes e voltaremos a dizer: migrar para a nova versão de Gestão de Ativos pode ser um processo complicado. Como qualquer outra mudança, requer esforço, tempo e ajustes. Mas as atualizações mais recentes e os benefícios adicionais da Gestão de Ativos TOPdesk fazem com que a mudança valha ainda mais a pena.

Faça uma análise de impacto na sua gestão de ativos

O conhecimento é fundamental sempre que se inicia qualquer tipo de mudança. A migração para a Gestão de Ativos não é exceção a essa regra. Se você usa o Gerenciamento de Configuração há alguns anos, é provável que existam certos objetos de valor que você simplesmente não deseja ou precisa migrar.

Sendo assim, aconselhamos que você faça uma análise dos valores atuais no Gerenciamento de Configuração, para que você saiba quais elementos são importantes para você migrar e quais nem tanto. Pode haver ativos que você registrou há muito tempo, cujas permissões de licença você nem tenha mais. Ou talvez existam objetos de valor escondidos nos cantos do seu ecossistema de TI que ninguém utiliza.

Seja qual for o seu caso individual, é bom começar preparando uma visão geral do estado atual de seus ativos e as dependências entre eles e outros sistemas que você está usando. Isso não apenas lhe dará uma visão e confiança sobre o processo de migração, mas essencialmente garantirá que você esteja ciente da escala da mudança que implementará.

Obtenha um ambiente de teste

O teste de pré-migração é tão importante quanto a própria migração. Uma migração da Gestão de Configuração para a Gestão de Ativos pode ser uma mudança significativa para sua organização. Desse modo, para garantir um processo bem-sucedido e despreocupado, recomendamos que você faça a migração primeiro em seu ambiente de teste atualizado.

Pode ser fundamental para evitar falhas na migração, identificar problemas potenciais desde o início e gerenciar adequadamente o impacto que a migração terá em sua organização. Entre os muitos benefícios, fazer um teste também pode ser o momento de limpar seus templates de ativos: remova campos e/ou widgets que você não está usando, nomeie seus widgets de campo e reordene os campos se necessário.

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Aloque tempo suficiente e prepare-se para se esforçar

É bom mencionar que o tempo de migração varia muito de uma organização para outra com base em fatores como tamanho da empresa ou quantidade de tipos de ativos e departamentos que trabalham com o sistema.

Independentemente do seu contexto individual, recomendamos que você e sua empresa tenham tempo suficiente para acomodar espaço para erros – é quase inevitável que algo dê errado, e tudo bem – e permitir um processo que priorize a precisão em vez da velocidade.

Preparar-se para se esforçar é igualmente importante. O que isso significa é entender completamente o escopo de uma migração. Isso, por sua vez, permitirá que você identifique as habilidades que você e seus colegas precisarão para concluir com êxito o processo e alocar adequadamente as tarefas necessárias. Uma forma de fazer isso seria acessar o Manual de Migração.

Prepare sua organização e colegas

Depois de concluir o teste de pré-migração e antes de começar a planejar a produção real da transição, é um bom momento para garantir que seus colegas estejam totalmente cientes da mudança que está prestes a acontecer. No final das contas, trabalhar em Gestão de Ativos é um esforço coletivo e, portanto, você deseja que todos os envolvidos tenham o máximo de conhecimento possível.

Com base no nível de envolvimento, você pode organizar um treinamento ou compartilhar um vídeo, manual, instrução de trabalho ou cartão de referência rápida. Ao determinar a abordagem, pense em como as pessoas usarão o novo sistema: elas só precisam vincular ativos a um chamado e ocasionalmente visualizar suas informações? Ou precisam criar visões gerais personalizadas, criar novos ativos ou gerenciar o estoque?

Os passos finais antes da transmissão ao vivo

Você está quase lá! Uma vez que as etapas anteriores tenham sido realizadas, esperamos que essas últimas etapas sejam as mais tranquilas e fáceis. Algumas etapas finais incluem:

1. Criar um backup — é melhor prevenir do que remediar, portanto, certifique-se de fazer backup do banco de dados do TOPdesk antes de realizar a migração em seu ambiente de produção;
2. Realizar a migração real de tipos de objetos conforme realizado durante a migração de teste;
3. Certificar-se de que seus modelos de ativos estão livres de funcionalidades não utilizadas e que também estão agrupados logicamente;
4. Configurar funcionalidades de substituição—usando o ambiente de teste como referência, configurar ações, visões gerais, relatórios ou importações que são necessários para seus processos.

Finalmente, você está com tudo pronto e preparado para ir!

E a melhor parte ainda está por vir: com a Gestão de Ativos, as possibilidades de melhorar seu trabalho e facilitar a vida de seus colegas são praticamente infinitas.

A flexibilidade combinada do sistema e as opções de automação também significam que você pode ser criativo com a melhoria do seu processo. Sem mencionar que estamos trabalhando continuamente em novos recursos, portanto, fique por dentro das funcionalidades mais recentes por meio de nosso boletim informativo de produtos.