Gestão de ativos: como melhorar seus processos internos
Controlar, monitorar e aperfeiçoar os recursos de TI de uma organização é uma atribuição bastante vasta. Dada sua importância, existe o processo da gestão de ativos, especificamente voltado para tornar todos os recursos tecnológicos da empresa mais eficientes.
Um grande leque de responsabilidades cai sobre a gestão de ativos. A seguir, você vai navegar por ele para ter uma compreensão abrangente sobre a área.
O que é Gestão de Ativos
A Gestão de Ativos é um processo fundamental para garantir a eficiência e a segurança dos recursos tecnológicos dentro de uma empresa. Entre as atividades realizadas estão o rastreamento e a manutenção de todos os ativos de tecnologia da informação, como hardware, software e outros recursos digitais.
Por meio do gerenciamento de ativos, as empresas podem:
- Acompanhar e registrar todos os recursos de TI da organização
- Realizar manutenções frequentes e atualizações de software.
- Identificar possibilidades de aprimoramento e assegurar que os recursos sejam empregados de maneira eficiente
Por que a gestão de ativos é essencial para empresas de diferentes setores?
Se empresas de todos os setores possuem recursos tecnológicos, não é exagero dizer que a gestão de ativos é indispensável independente do setor. Para a Indústria, por exemplo, a gestão de ativos garante a continuidade da produção e minimiza paradas não programadas, enquanto no setor de Serviços ela assegura disponibilidade constante de sistemas para atendimento ao cliente.
Os exemplos não terminam:
- Para o Varejo, permite gerenciar equipamentos de PDV, sistemas de estoque e infraestrutura de e-commerce, garantindo operações ininterruptas e experiência consistente do cliente.
- No setor Financeiro, a gestão adequada protege ativos críticos para processamento de transações e segurança de dados, atendendo requisitos regulatórios.
- Em Saúde, assegura funcionamento de equipamentos médicos e sistemas de prontuário eletrônico, fundamentais para o cuidado do paciente.
Independente do setor, a gestão de ativos reduz custos e riscos operacionais e aumenta eficiência, tornando-se elemento estratégico para a empresa se manter competitiva.
Exemplos de ativos de TI
Ativos de TI são todos os recursos tecnológicos e digitais de uma organização. Podem ser categorizados em hardware (computadores, servidores, equipamentos de rede, dispositivos de armazenamento, etc.), software (sistemas operacionais, aplicações empresariais — como CRM e ERP), infraestrutura de rede (VPNs, firewalls e hardwares) e nos próprios dados que a empresa trabalha.
São áreas diferentes de um mesmo departamento de TI. É quando a figura do Facility Management surge para eliminar gargalos nos processos e viabilizar o bom rendimento das operações. É um serviço muitas vezes negligenciado, mas que está sendo cada vez mais adotado.
Como fazer a Gestão de Ativos corretamente
Existem algumas práticas recomendadas para que a gestão de ativos seja positiva em sua empresa. Mas em todas elas é necessário haver uma ferramenta que registre informações relacionadas a cada ativo, como número de série, especificações técnicas, usuário responsável e localização.
Vejamos as práticas a seguir.
Inventário
Mantenha um registro centralizado e atualizado de todos os ativos. Computadores, servidores, dispositivos móveis, licenças de software, equipamentos de rede… Todos os ativos pertencentes à empresa.
Manutenção Preventiva
Estabeleça um cronograma de manutenção preventiva para cada tipo de ativo. Isso inclui atualizações de software, limpeza de hardware, verificações de condições de infraestrutura, substituição de cabos e conexões, enfim… Tudo o que for concernente à prevenção e preservação do ativo.
Todas as atividades de manutenção realizadas devem ser documentadas — daí a necessidade de haver uma ferramenta de gestão de ativos.
Gestão de Licenças
Monitore ativamente as licenças de software para garantir conformidade, mantendo um registro das datas de vencimento e de renovação. Também é válido realizar auditorias periódicas no ecossistema de TI da empresa para identificar software não autorizado ou subutilizado.
Gestão de Mudanças
Gerencie todas as alterações nos ativos através de um processo formal. Documente as solicitações, aprovações e implementações de mudanças e mantenha um histórico detalhado para posterior conferência.
Geração de Relatórios
Produza relatórios regulares sobre o estado dos ativos, incluindo idade, valor, utilização e custos de manutenção. São essas informações que mostrarão o aproveitamento dos ativos e a eficiência de cada um deles nos processos gerais da empresa.
A geração de relatórios é simples e ágil com o TOPdesk. Use essas informações para tomar decisões sobre substituições, upgrades ou descarte de equipamentos.
Benefícios da Gestão de Ativos
Considerando que todo cuidado e acompanhamento dentro de uma organização é benéfico, é interessante especificarmos tais benefícios na gestão dos ativos.
Redução de custos e aumento da eficiência operacional
Quanto melhor é a gestão de ativos, melhor se torna o aproveitamento dos recursos. Se o aproveitamento dos ativos é positivo, a eficiência operacional dos setores, colaboradores e da empresa como um todo também melhora.
Um exemplo dessa questão é que o gerenciamento permite obter um bom planejamento orçamentário que evita compras desnecessárias de insumos (ou o inverso, evitando compras exageradas sob a justificativa de redundância).
Melhoria da vida útil dos ativos e sustentabilidade
Uma gestão adequada previne falhas e tempo de inatividade através de manutenções preventivas programadas e alocação otimizada de recursos. Consequentemente, a vida útil dos ativos é estendida, contribuindo tanto para o caixa da empresa como para a sustentabilidade.
Impacto na tomada de decisões e previsão de necessidades
A gestão de ativos fornece dados precisos que fundamentam decisões financeiras. Essas decisões se referem tanto à compra e manutenção dos próprios ativos como também abrangem aportes financeiros em outras áreas que, com o uso de determinados ativos, podem dar resultados específicos.
Suponha, por exemplo, que o custo para manter a operabilidade dos data centers esteja deixando o caixa da sua empresa apertado. Consequentemente, não há margem para qualquer upgrade ou ampliação dos storages.
No entanto, dados de desempenho apontam que se houver um investimento na incrementação dos servidores, todos os softwares On-Premise da empresa performarão com muito mais agilidade e o desempenho do Comercial será afetado positivamente.
Vê-se, portanto, que existe lógica em viabilizar tal investimento.
Sem contar que através do monitoramento constante você consegue detectar necessidades de manutenção nos ativos. Esta previsibilidade permite um planejamento orçamentário adequado e evita gastos emergenciais.
Como implementar uma gestão de ativos eficiente em 10 passos
Implementar uma boa gestão de ativos de TI depende das inúmeras variáveis presentes em cada organização. Ainda assim, recomendamos seguir estes 10 passos:
- Realize inventário completo dos ativos existentes.
- Implemente uma ferramenta de gestão centralizada.
- Estabeleça processos claros para aquisição, manutenção e descarte.
- Defina responsáveis e políticas de uso.
- Configure monitoramento e alertas automáticos.
- Mantenha a documentação atualizada.
- Faça auditorias periódicas.
- Implemente controle de licenças e conformidade.
- Treine a equipe nos procedimentos.
- Estabeleça métricas de desempenho.
Por falar em métricas de desempenho, confira a seguir os principais KPIs.
Como medir o sucesso na gestão de ativos?
Para medir o sucesso do gerenciamento dos ativos da sua empresa, você precisa olhar os KPIs corretos e não esquecer de fazer o cálculo do Retorno Sobre Investimento (ROI). Confira a seguir.
Indicadores de desempenho (KPIs) para gestão de ativos
- Taxa de disponibilidade dos ativos
- Taxa de utilização dos ativos
- Tempo médio entre falhas (MTBF)
- Tempo médio de reparo (MTTR)
- Custo total de propriedade (TCO)
- Custos de manutenção
- Tempo de resposta a incidentes
- Taxa de obsolescência
- Taxa de renovação de ativos
Como calcular o ROI de ativos de TI
O cálculo do ROI para gestão de ativos utiliza a seguinte fórmula:
ROI = [(Benefícios - Custos de Implementação) / Custos de Implementação] x 100
Exemplo: se uma empresa investiu R$100.000 em gestão de ativos e economizou R$180.000 em um ano, então:
ROI = [(180.000 - 100.000) / 100.000] x 100 = 80%
Este ROI de 80% indica que para cada real investido a empresa obteve R$1,80 em retorno.
Ferramentas e tecnologias para facilitar a gestão de ativos
Já mencionamos aqui a necessidade de uma ferramenta. Diversas podem ser utilizadas, cada uma com suas funcionalidades e aplicações específicas. O recurso de Gestão de Ativos de TI da TOPdesk possibilita o registro e o controle de todos os ativos da empresa por meio de um overview simplificado.
Em paralelo, as tecnologias implementadas pela empresa potencializam a ferramenta. Então, será útil incluir na gestão os ativos tecnologias que agilizarão muitos processos, como códigos de barras, identificação por radiofrequência (RFID), GPS para os ativos móveis, IoT para coleta de dados, entre outros.
Como integrar a gestão de ativos a sistemas de ERP e de manutenção
A integração da gestão de ativos com outros sistemas pode ser realizada de diferentes formas, dependendo das necessidades da empresa e dos softwares que ela trabalha. Algumas das opções mais comuns são:
- APIs: comunicação em tempo real com o ERP e os sistemas de manutenção.
- ETL (Extract, Transform, Load): Extrai e processa dados para serem carregados periodicamente no outro sistema.
- Conectores Nativos: Alguns ERPs e sistemas de manutenção já possuem integrações prontas.
- Middleware (ESB - Enterprise Service Bus): recebe, transforma e distribui dados entre o ERP e softwares de manutenção.
- Banco de Dados Compartilhado: simplicidade e baixo custo, mas requer padronização de dados e pode não suportar integração em tempo real.
Como gerenciar os ativos de TI de forma fácil
A melhor forma de gerenciar os ativos é automatizar processos e monitorar o desempenho dos ativos. Isso é feito por meio de um software de gerenciamento, como o TOPdesk.
O gerenciamento de ativos de TI do TOPdesk é altamente adaptável. Você personaliza fichas com modelos, adicionando apenas os campos e funções essenciais e evitando dados redundantes. Além disso, nossa API aberta facilita a integração com outras ferramentas, simplificando a gestão dos ativos.
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